что необходимо сделать с реестром документов связной
Форма ТОРГ-31. Сопроводительный реестр сдачи документов
Компания в течение отчетного периода должна регистрировать всю документацию по приходным и расходным операциям перед сдачей ее в бухгалтерию. Для этого используется сопроводительный реестр сдачи документов по форме ТОРГ-31. Заполнением занимается материально ответственное лицо. Как правильно заполнить форму, разберемся в статье.
Общие сведения
Реестр по форме ТОРГ-31 — это первичный учетный документ. Бумаги по расходным и приходным операциям могут учитываться последовательно, либо для каждой разновидности операций применяется отдельный бланк. В реестре указывают данные о документах и организации, которая их отправила, количество листов, дополнительные сведения.
Материально ответственное лицо заполняет два экземпляра формы за каждый отчетный период. Один экземпляр нужно передать в бухгалтерию вместе с документами, а второй остается у работника, заполнившего реестр.
Вносить информацию в реестр можно от руки или на компьютере. При втором способе нужно иметь в виду, что подписи на документе должны быть «живые». Расписываются работник, сдающий документы (например, менеджер по закупкам), принимающий документы (бухгалтер), проверяющий документы (например, руководитель компании или уполномоченное на это лицо).
Несколько слов о форме ТОРГ-31
Эта унифицированная форма была закреплена для использования постановлением Госкомстата от 25 декабря 1998 года № 132. Она стала рекомендованной для применения с начала 2013 года (информация Минфина России № ПЗ-10/2012). С этого времени организации сами решают, какие формы первички им применять: унифицированные или самостоятельно разработанные.
Если фирма приняла решение разрабатывать бланки сама, то нужно помнить о наличии обязательных реквизитов первичного учетного документа. Они перечислены в п. 2 ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ «Закона о бухгалтерском учете». Разработанные бланки нужно утвердить в учетной политике компании специальным приказом руководителя.
Заполняем реестр по форме ТОРГ-31
Документ состоит из шапки и табличной части. В шапку необходимо внести такие сведения:
В табличной части нужно указывать такие данные:
На оборотной стороне таблица продолжается. Если количества строк в таблице не хватает, то в электронном варианте можно добавить необходимое число строк. 
После заполнения таблицы подводят итог по количеству листов в документе. Далее прописью указывают общее количество бумаг и листов в них. Когда документ будет проверен, расписываются работники: сдавший документы, принявший документы, проверивший всю информацию о документах. Обязательно нужно указать должности и расшифровки подписей.
Разрешено ли вносить исправления в документ?
Если в реестре были выявлены фактические ошибки, например, работник неверно вписал номер документа или поставил не ту дату, то в этом случае исправить неточность можно с применением традиционного алгоритма:
Исправить ошибки нужно в каждом экземпляре документа. С внесенными изменениями знакомят всех работников, которые участвуют в заполнении или проверке данного реестра.
Дополнительные темы по направлению Учет.
Общая схема сбора документов.
(сопровождает комплекты)
(комплекты документов)
— Чек сверки итогов POS терминалов;
— Комплект документов по операции «Возврат в день продажи»;
— Комплект документов по операции «Возврат позже дня продажи»;
— Комплект документов по операции «Ошибочно пробитый чек»;
— Комплект документов по операции «Выдача денег по выигрышным билетам»;
— Комплект документов по операции «Инкассация»;
— Комплект документов по операции «ЗП»;
— Комплект документов по ДРУГИМ кассовым операциям «изъятие» (Экспертиза, Решение судебных органов, Прочие, Сдали в офис, Возврат процентов по кредиту);
— Комплект документов по «Инвентаризации денежных средств»;
— Комплект документов по «Инвентаризации ТМЦ»;
— Комплект документов при Продаже по безналичному расчету;
(Операторы сотовой связи)
— заявления на подключение услуг абонентского обслуживания;
(Кредитные документы)
Реестр кредитных документов
— экземпляры КД для отправки в банк;
— лист передачи кредитных договоров;
НПФ+КСБ+Автострахование
Реестр выданных карт
Реестр Автострахования
— документы по НПФ, картам СБ, Тинькофф, Домашние деньги, Автострахованию;
— прочие документы Связной Клуб (оригиналы заявлений на замену карт, заявлений по картам «Связной-Клуб» MasterCard, и других заявлений по программе Связной клуб;
— документация для Отдела Кадров;
Прочая документация
— Договор об оказании информационных услуг;
— Акт приема-передачи помещения;
— Квитанции/счета об оплате коммунальных услуг;
— Счета на оплату (аренда, телефон, электричество);
— Акты выполненных работ;
— Документация юридического характера (для правового отдела);
Все документы отправляются с ТТ в отдел делопроизводства (ДП). Отправлять документы необходимо с ближайшим приездом водителя/курьера, и ни в коем случае не задерживать отправку.
При получении документов, в отделе ДП сотрудники проводят сортировку документов по направлениям/операциям и передают в соответствующие отделы (бухгалтерия, склад, сервисный отдел, и т.д.)
Для того, чтобы сотрудникам ДП было проще распределить полученные документы необходимо уже на ТТ провести их сортировку.
Комплекты документов должны сопровождаться в ДП специальными реестрами (реестр – это список отправляемых документов). В связи с этим, на этапе закрытия программы Рарус нам потребуется сформировать ряд реестров, распечатать их, и к каждому приложить документы. Все комплекты по операциям необходимо упаковать в прозрачные файлы (чтобы не допустить путаницы, и потери каких-либо документов).
Обратите внимание, что до сбора пакетов для отправки в ДП, все файлы с документами + реестры к ним, должны храниться в специальном лотке (каждый в своей ячейке).
После того, как все реестры будут сформированы, необходимо распределить документы (и реестры) по пакетам (специальный полиэтиленовый пакет, в котором документы передаются водителю/курьеру).
Пакеты, для отправки документов в офис, доставляются на ТТ водителем и имеют штрих-код (для фиксации отправки в ПАК Рарус):
На пакете есть поля, обязательные для заполнения:
· ЦМС – номер Вашей ТТ;
· Наименование – Название Вашей ТТ;
· Вид документа – ОСС, Касса, КД, и т.д.;
· Дата отправки – дата, когда документы отправляются с ТТ.
Важно. Количество пакетов для каждой ТТ ограничено, поэтому выбрасывать пакеты категорически запрещено и необходимо использовать их только по назначению, а именно для отправки документов с ТТ!
Так же, при сборе документов для ДП обратите внимание, что пакет Касса должен формироваться на ТТежедневно, в конце каждого рабочего дня. Остальные пакеты необходимо формировать за день до приезда водителя, в конце рабочего дня (то есть, если водитель приезжает не каждый день, то при приезде мы ему передадим пакеты с документами за несколько дней).
Таким образом, при приезде водителя ему передаются пакеты:
— Пакет НПФ+СБ+Автострахование – 1 шт.
— Пакет Касса – равняется кол-ву дней с момента последнего приезда водителя на ТТ.
Формирование реестров в ПАК Рарус.
После того, как Смена закрыта, можно переходить к формированию реестров.
Важно! Формирование реестров необходимо проводить после закрытия Смены, но до закрытия Операционного дня!
Данный реестр содержит информацию по всем кассовым и товарным документам за текущий день. Формировать реестр Касса нужно ежедневно. В противном случае, при закрытии программы Рарус на экране появится сообщение:
Если по каким-либо причинам принимается решение закрыть Опер.день без заполнения реестра Касса, то необходимо поставить соответствующую галочку, и нажать кнопку «Далее». Заполнение реестра будет отложено на следующий день.
Важно. Отложить заполнение реестра Касса возможно только на один день!
Для создания реестра нужно зайти в: меню Документы ® Журнал делопроизводства ® вкладка «Реестр Касса» ® нажать кнопку «Новый».
Откроется реестр, который будет иметь следующий вид:
В реестре формируется список документов, которые должны отправляться в офис.
Проставлять количество документов необходимо либо вручную, либо отсканировав штрих-кода документов.
После заполнения реестра, его нужно провести (нажав кнопку «ОК»). Затем открыть документ и нажать кнопку «Печать». Распечатанный реестр Касса (в одном экземпляре) будет сопровождать документы в офис (вкладываться в пакет с документами).
Важно. Обратите внимание, что реестр Прочей документации (ПД), заполняется по тем же самым правилам, что и реестр Касса.
Реестры, формируемые из журнала делопроизводства.
· Реестр кредитных документов (КД)
· Реестр выданных карт
· Реестр Отдела кадров (ОК)
и нажать кнопку «Новый».
Представленные реестры заполняется схожим образом, а именно: в окне созданного реестра сканируется штрих-код с каждого комплекта документов (это необходимо для того, чтобы зафиксировать отправку каждого комплекта в программе). Например, для заполнения реестра Контрактов необходимо отсканировать ШК с каждого бланка контракта; для заполнения реестра выданных карт, отсканировать ШК с каждого заявления СБ, и т.д. Если какой-либо комплект не будет отсканирован, программа не зафиксирует его отправку.
В некоторых случаях может потребоваться указать дополнительные данные: период (дату), ШК сотрудника, при заполнении реестра КД – выбрать банк.
После заполнения, реестр необходимо провести, нажав кнопку «Ок» (Записать). Из проведенного эл. документа распечатать реестр в одном экземпляре, и приложить к комплектам документов.
Реестр анкет Связной-клуб.
Для создания реестра анкет СК, необходимо зайти в меню Документы ® Анкеты Связной-Клуб ® кнопка «Реестр»;
В открывшемся окне указать ШК сотрудника (формирующего реестр), и отсканировать штрих-код с каждой анкеты;
После того, как все анкеты будут зафиксированы в программе, нажать кнопку «Ок».
Важно! Реестр платежей – это единственный реестр, который не отправляется в ДП, а хранится на торговой точке!
1) В основном окне кассира нажать кнопку «Отчет плат»;
2) В появившемся окне выставить период (текущая дата);
3) Нажать кнопку «Реестр принятых платежей».
Сформируется реестр платежей, в котором будут указаны все принятые платежи, с разбивкой по операторам.
Данный реестр необходимо распечатать, приложить к нему все пречеки по платежам (с подписями клиентов), и вложить в прозрачный файл.
Данный файл (с реестром и пречеками), отправлять с ТТ не нужно. Файл необходимо положить в специальную коробку (на коробке указано «Не вывозить с ТТ»), и хранить на ТТ не менее 1-го месяца. По истечении этого срока, реестр и пречеки можно утилизировать.
Формирование пакета реестров.
Формирование «Пакета реестров» необходимо для того, чтобы «связать» созданные реестры (а соответственно и документы) с пакетами, в которых они будут отправляться. То есть зафиксировать, какие реестры, в каких пакетах будут отправлены.
Для формирования, нужно зайти в меню: Документы ® Журнал делопроизводства ® вкладка Формирование пакета реестров ® кнопка Новый.
В открывшемся окне ввести штрих-код сотрудника (графа: код УТТ), отсканировать штрих-код с пакета в поле «Код пакета», нажать кнопку «Добавление реестров», и в открывшемся окне при помощи сканера ввести штрих-код с необходимого реестра (или нескольких реестров).
Затем нажать кнопку «Сохранить» и «ОК».
Данную процедуру нужно повторить для каждого отправляемого пакета.
Далее, из каждого проведенного документа необходимо распечатать «Опись» в одном экземпляре, и вложить в специальный карман на пакете. Пакет запечатать (снять защитную пленку и аккуратно приклеить липкой стороной по всей поверхности пакета).
В итоге, у нас получится несколько запечатанных пакетов (в каждом из которых находятся: документы + реестры + опись), которые и будут передаваться водителю.
Данная операция (передача пакетов водителю) так же должна быть зафиксирована в программе.
Формирование резервного ШК.
В случае если в поле «Код пакета» не удалось отсканировать ШК с пакета (например, сломался сканер ШК), то необходимо нажать кнопку «Формирование резервного ШК» и в появившемся сообщении подтвердить формирование (нажав кнопку «Да»).
В следующем окне нажать кнопку «Сформировать», а затем «Использовать резервный ШК пакета».
Важно. На самом пакете необходимо зачеркнуть штрих-код, который на нем нанесен, и необходимо написать тот резервный ШК пакета, который был сформирован.
В случае если на ТТ закончились пластиковые ШК пакеты, необходимо заказать дополнительные, а документы упаковать в бумажный пакет и сформировать для него резервный ШК. На бумажном пакете необходимо написать тот резервный ШК пакета, который будет сформирован.
Передача пакетов с документами водителю.
В данном случае карта СК выступает как идентификатор водителя, т.е. позволяет определить какой именно водитель забрал документы. Если водитель не заходит на ТТ, то он передает свою карту СК сотруднику ТТ, который сам отсканирует ее в ПАК Рарус и отдаст водителю.
Карта СК. Аннулирование пакета.
Если у водителя нет карты Связной Клуб, то ему необходимо самостоятельно связаться со своим руководителем.
Если по каким-либо причинам карта не определяется при сканировании, необходимо прислать письмо с ФИО водителя (полностью) и номером карты СК (который начинается с 298…) на адрес:
Далее, если по каким-либо причинам сотрудник ТТ не сканирует штрих-код раннее внесенного пакета, появится сообщение:
При формировании отправки пакетов на следующий день данный пакет подтянется автоматически. Аннулировать пакет можно только со статусом «новый». Чтобы аннулировать ошибочный пакет необходимо зайти в документ и нажать кнопку Действия ® Аннулирование пакета (Статус пакета изменится на «Аннулирован»).
При отправке пакета статус изменится на «Отправлен».
Из проведенного документа необходимо распечатать «Лист приема-передачи пакетов» в 3-х экземплярах.
На каждом листе, водитель:
Один экземпляр с подписью водителя остается на ТТ и хранится в течение 3-х месяцев, другие два, с подписью сотрудника ТТ, водитель забирает с собой.
Данный документ (с подписью водителя) является подтверждением того, что водитель документы принял, и далее он несет за них ответственность.
Важно. Запрещена отправка документов с ТТ без проведения отправки пакета с ШК в ПАК Рарус. В случае если пакет с ШК (совместно с документами) не числится в ПАК Рарус как отправленный, не отсканирован ШК карты водителя, факт передачи документов с ТТ водителю считается не подтвержденным!
Алгоритм формирования и отправки документов:
1. Сбор документов по комплектам/операциям – желательно комплектовать и сортировать документы в течение дня (не оставлять на вечер);
2. Формирование реестров в ПАК Рарус – документы, по всем проведенным операциям за день, распределяются по реестрам (и упаковываются в прозрачные файлики);
3. Сбор документов по пакетам – распределение документов вместе с реестрами по пакетам (фиксирование распределения в ПАК Рарус);
4. Формирование пакета реестров – фиксирование какие реестры, в каких пакетах будут отправлены;
5. Передача пакетов с документами водителю – фиксирование факта передачи документов в ПАК Рарус.
Росреестр назвал четыре способа защитить жилье от мошенников
Случаи с мошенничеством при покупке, продаже и аренде жилья не редкость. Аферисты придумывают все более изощренные способы, чтобы завладеть чужой недвижимостью. Для того чтобы уберечь свою собственность, нужно знать основные методы защиты и своевременно их применять.
Росреестр разъяснил, какие существуют способы защиты при совершении сделок со своей недвижимостью.
Способ № 1. Подайте заявление о невозможности проведения сделок без вас
Самый простой способ защиты — подать заявление о невозможности государственной регистрации перехода, ограничения (обременения), прекращения права на принадлежащие вам объекты недвижимости без вашего личного участия. В Единый государственный реестр недвижимости (ЕГРН) будет внесена запись о таком заявлении, и документы, поданные без личного участия собственника (например, по доверенности), рассматриваться не будут. Их возвратят обратно заявителю.
Данный механизм введен в 2013 году и позволяет минимизировать риски мошенничества (например, при утере паспорта или документов о праве собственности) в случае длительного отъезда правообладателя. Также это помогает защитить права престарелых граждан, которых недобросовестные лица могут обмануть или ввести в заблуждение. Исключением являются случаи, когда основанием для учетно-регистрационных действий является вступившее в силу решение суда или требование судебного пристава-исполнителя. В этом случае обозначенная выше запись в ЕГРН не учитывается, отметили в Росреестре.
Такое заявление можно подать в отделениях МФЦ, в личном кабинете на сайте Росреестра (в этом случае нужно иметь усиленную квалифицированную электронную подпись), а также в офисах Федеральной кадастровой палаты (если заявление подается экстерриториально). Это можно сделать и по почте — тогда подпись на заявлении должна быть удостоверена нотариально.
Читайте также:
Способ № 2. Сообщите в ЕГРН свой адрес почты для защиты электронной подписи
В 2019 году вступили в силу поправки в Федеральный закон № 218-ФЗ «О государственной регистрации недвижимости», которые регламентировали порядок использования усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) при сделках с недвижимостью. Теперь оформление сделок с помощью УКЭП возможно только с письменного согласия собственника недвижимости, которое он предварительно направил в Росреестр. Другими словами, без разрешения правообладателя зарегистрировать переход права собственности на основании электронных документов (например, на основании электронного договора купли-продажи) невозможно.
Исключением являются случаи, когда документы на регистрацию в электронном виде направляет орган государственной власти, орган местного самоуправления или нотариус, у которых с Росреестром налажено межведомственное взаимодействие. Или если электронные документы подписаны УКЭП, квалифицированные сертификаты ключей проверки которых выданы ФГБУ «ФКП Росреестра». Также исключение составляют случаи, когда документы в Росреестр направляет кредитная организация.
Росреестр всегда уведомляет собственников (по почте или по электронной почте) в случае поступления на регистрацию электронных документов в отношении их объектов недвижимости. Если вдруг правообладатель получит такое сообщение и окажется, что ни он, ни его представители никаких документов не подавали, он сможет оперативно уведомить об этом Росреестр и сделка не состоится. Для защиты от аферистов гражданам необходимо обратиться в МФЦ и направить заявление о внесении в ЕГРН актуального адреса своей электронной почты. Это позволит ведомству оперативно направлять собственникам важные уведомления и предотвратит возможные случаи мошенничества, говорится в сообщении ведомства.
Способ № 3. При покупке жилья внимательно проверьте документы продавца
Покупателям стоит учитывать, что продавать недвижимость может только собственник. Поэтому сначала следует внимательно изучить правоустанавливающие документы. К ним относятся договоры передачи (приватизации), дарения, купли-продажи, участия в долевом строительстве и т. д. То есть документы, на основании которых возникло право собственности у нынешнего владельца или владельцев объекта недвижимости.
Требуйте от продавца предоставить оригиналы документов на собственность. Если вам их не показывают, это должно насторожить. Кроме того, попросите продавца предоставить выписку из ЕГРН об основных характеристиках и зарегистрированных правах на объект недвижимости. Это также поможет убедиться, что продавец квартиры является ее законным собственником.
Заказать и получить выписку можно с помощью электронных сервисов на сайте Росреестра, на портале госуслуг, а также на сайте подведомственного ФГБУ «ФКП Росреестра».
Способ № 4. Изучите выписку ЕГРН и доверенность на подлинность
Убедитесь, что вы покупаете объект недвижимости действительно у его актуального собственника (сверьте указанные в выписке фамилию, имя, отчество, паспортные данные с информацией в паспорте, а также в документе, по которому продавец приобрел объект). Проверьте, чем именно (объектом недвижимости или долей в праве на него) владеет человек, с которым вы собираетесь совершить сделку, — другими словами, единственный он собственник объекта недвижимости или нет. Также стоит проверить, нет ли зарегистрированных прав на данный объект у несовершеннолетних. В данном случае продавец должен предоставить разрешение органов опеки и попечительства на продажу, советует Росреестр.
Перед покупкой необходимо внимательно изучить, как часто переходили права на объект недвижимости. Стоит насторожиться, если в короткий период времени переходы прав были очень частыми. В такой ситуации потенциальным покупателям желательно убедиться, что все сделки в цепочке соответствуют закону и не нарушают прав всех участников, так как судебное оспаривание даже одной из них может привести к потере имущества последним собственником. Для этого необходимо заказать выписку о переходе прав на объект недвижимости.
Эта выписка является общедоступной, поэтому потенциальные покупатели могут самостоятельно убедиться в точности предоставленных продавцом сведений. Особо внимательно стоит отнестись к сделке, если продавец действует от лица собственника по нотариальной доверенности. Проверить подлинность доверенности можно на официальном сайте Федеральной нотариальной палаты.
Справочник по Учету. 2 страница
Все документы отправляются с ТТ в отдел делопроизводства (ДП). Отправлять документы необходимо с ближайшим приездом водителя/курьера, и ни в коем случае не задерживать отправку.
Комплекты документов должны сопровождаться в ДП специальными реестрами (реестр – это список отправляемых документов). В связи с этим, на этапе закрытия программы Рарус нам потребуется сформировать ряд реестров, распечатать их, и к каждому приложить документы. Все комплекты по операциям необходимо упаковать в прозрачные файлы (чтобы не допустить путаницы, и потери каких-либо документов).
Обратите внимание, что до сбора пакетов для отправки в ДП, все файлы с документами + реестры к ним, должны храниться в специальном лотке (каждый в своей ячейке).
После того, как все реестры будут сформированы, необходимо распределить документы (и реестры) по пакетам (специальный полиэтиленовый пакет, в котором документы передаются водителю/курьеру).
Пакеты, для отправки документов в офис, доставляются на ТТ водителем и имеют штрих-код (для фиксации отправки в ПАК Рарус).
На пакете есть поля, обязательные для заполнения:
· ЦМС – номер Вашей ТТ;
· Наименование – Название Вашей ТТ;
· Вид документа – ОСС, Касса, КД, и т.д.;
· Дата отправки – дата, когда документы отправляются с ТТ.
Важно. Количество пакетов для каждой ТТ ограничено, поэтому выбрасывать пакеты категорически запрещено и необходимо использовать их только по назначению, а именно для отправки документов с ТТ!
Так же, при сборе документов для ДП обратите внимание, что пакет Касса должен формироваться на ТТ ежедневно, в конце каждого рабочего дня. Остальные пакеты необходимо формировать за день до приезда водителя, в конце рабочего дня (то есть, если водитель приезжает не каждый день, то при приезде мы ему передадим пакеты с документами за несколько дней).
Формирование реестров в ПАК Рарус.
После того, как Смена закрыта, можно переходить к формированию реестров.
Важно! Формирование реестров необходимо проводить после закрытия Смены, но до закрытия Операционного дня!
Реестр Касса.
Данный реестр содержит информацию по всем кассовым и товарным документам за текущий день. Формировать реестр Касса нужно ежедневно. В противном случае, при закрытии программы Рарус на экране появится сообщение «Проверка заполнения реестра».
Если по каким-либо причинам принимается решение закрыть Опер.день без заполнения реестра Касса, то необходимо поставить соответствующую галочку, и нажать кнопку «Далее». Заполнение реестра будет отложено на следующий день.
Важно. Отложить заполнение реестра Касса возможно только на один день!
Для создания реестра нужно зайти в: меню Документы ® Журнал делопроизводства ® вкладка «Реестр Касса» ® нажать кнопку «Новый».
В реестре формируется список документов, которые должны отправляться в офис.
Проставлять количество документов необходимо либо вручную, либо отсканировав штрих-кода документов.
После заполнения реестра, его нужно провести (нажав кнопку «ОК»). Затем открыть документ и нажать кнопку «Печать». Распечатанный реестр Касса (в одном экземпляре) будет сопровождать документы в офис (вкладываться в пакет с документами).
Важно. Обратите внимание, что реестр Прочей документации (ПД), заполняется по тем же самым правилам, что и реестр Касса.
Реестры, формируемые из журнала делопроизводства.
Основная часть реестров (как и реестр Касса) формируется из меню Документы ® Журнал делопроизводства. В данном окне будет представлено несколько вкладок. Для создания нового реестра необходимо выбрать вкладку формируемого реестра:
· Реестр кредитных документов (КД)
· Реестр карт Связной Банк (КСБ)
· Реестр Отдела кадров (ОК)
и нажать кнопку «Новый».
Представленные реестры заполняется схожим образом, а именно: в окне созданного реестра сканируется штрих-код с каждого комплекта документов (это необходимо для того, чтобы зафиксировать отправку каждого комплекта в программе). Например, для заполнения реестра Контрактов необходимо отсканировать ШК с каждого бланка контракта; для заполнения реестра СБ, отсканировать ШК с каждого заявления СБ, и т.д. Если какой-либо комплект не будет отсканирован, программа не зафиксирует его отправку.
В некоторых случаях может потребоваться указать дополнительные данные: период (дату), ШК сотрудника, при заполнении реестра КД – выбрать банк.
После заполнения, реестр необходимо провести, нажав кнопку «Ок» (Записать). Из проведенного эл. документа распечатать реестр в одном экземпляре, и приложить к комплектам документов.
Реестр анкет Связной-клуб.
В открывшемся окне указать ШК сотрудника (формирующего реестр), и отсканировать штрих-код с каждой анкеты;
После того, как все анкеты будут зафиксированы в программе, нажать кнопку «Ок».
Реестр платежей.
Важно! Реестр платежей – это единственный реестр, который не отправляется в ДП, а хранится на торговой точке!
1) В основном окне кассира нажать кнопку «Отчет плат»;
2) В появившемся окне выставить период (текущая дата);
3) Нажать кнопку «Реестр принятых платежей».
Сформируется реестр платежей, в котором будут указаны все принятые платежи, с разбивкой по операторам.
Данный реестр необходимо распечатать, приложить к нему все пречеки по платежам (с подписями клиентов), и вложить в прозрачный файл.
Файл (с реестром и пречеками), отправлять с ТТ не нужно. Его необходимо положить в специальную коробку (на коробке указано «Не вывозить с ТТ»), и хранить на ТТ не менее 1-го месяца. По истечении этого срока, реестр и пречеки можно утилизировать.
Формирование пакета.
Формирование Пакета необходимо для того, чтобы «связать» созданные реестры (а соответственно и документы) с пакетами, в которых они будут отправляться. То есть зафиксировать, какие реестры, в каких пакетах будут отправлены.
Для формирования, нужно зайти в меню: Документы ® Журнал делопроизводства ® вкладка Формирование пакета реестров ® кнопка Новый.
В открывшемся окне ввести штрих-код сотрудника (графа: код УТТ), отсканировать штрих-код с пакета в поле «Код пакета», нажать кнопку «Добавление реестров», и в открывшемся окне при помощи сканера ввести штрих-код с необходимого реестра (или нескольких реестров).
Затем нажать кнопку «Сохранить» и «ОК».
Данную процедуру нужно повторить для каждого отправляемого пакета.
Далее, из каждого проведенного документа необходимо распечатать «Опись» в одном экземпляре, и вложить в специальный карман на пакете. Пакет запечатать (снять защитную пленку и аккуратно приклеить липкой стороной по всей поверхности пакета).
В итоге, у нас получится несколько запечатанных пакетов (в каждом из которых находятся: документы + реестры + опись), которые и будут передаваться водителю.
Данная операция (передача пакетов водителю) так же должна быть зафиксирована в программе.
Формирование резервного ШК.
В случае если в поле «Код пакета» не удалось отсканировать ШК с пакета (например, сломался сканер ШК), то необходимо нажать кнопку «Формирование резервного ШК» и в появившемся сообщении подтвердить формирование (нажав кнопку «Да»).
В следующем окне нажать кнопку «Сформировать», а затем «Использовать резервный ШК пакета».
Важно. На самом пакете необходимо зачеркнуть штрих-код, который на нем нанесен, и необходимо написать тот резервный ШК пакета, который был сформирован.
В случае если на ТТ закончились пластиковые ШК пакеты, необходимо заказать дополнительные, а документы упаковать в бумажный пакет и сформировать для него резервный ШК. На бумажном пакете необходимо написать тот резервный ШК пакета, который будет сформирован.
Передача пакетов с документами водителю.
В день приезда водителя на ТТ, необходимо оформить передачу пакетов с документами водителю, для этого зайти в меню: Документы ® Журнал делопроизводства ® вкладка Отправка пакетов и нажать кнопку Новый. Реестр автоматически заполнится всеми не отправленными пакетами. Изначально, все пакеты в программе отображаются с красной меткой, необходимо отсканировать (подтвердить) штрих-коды всех отправляемых пакетов, ввести код карты СК водителя, ввести код сотрудника ТТ, нажать «ОК».
В данном случае карта СК выступает как идентификатор водителя, т.е. позволяет определить какой именно водитель забрал документы. Если водитель не заходит на ТТ, то он передает свою карту СК сотруднику ТТ, который сам отсканирует ее в ПАК Рарус и отдаст водителю.
Карта СК. Аннулирование пакета.
Если у водителя нет карты Связной Клуб, то ему необходимо самостоятельно связаться со своим руководителем.
Если по каким-либо причинам карта не определяется при сканировании, необходимо прислать письмо с ФИО водителя (полностью) и номером карты СК (который начинается с 298…) на спец. адрес своего региона.
Далее, если по каким-либо причинам сотрудник ТТ не сканирует штрих-код раннее внесенного пакета, появится сообщение:
При формировании отправки пакетов на следующий день данный пакет подтянется автоматически. Аннулировать пакет можно только со статусом «новый». Чтобы аннулировать ошибочный пакет необходимо зайти в документ и нажать кнопку Действия ® Аннулирование пакета (Статус пакета изменится на «Аннулирован»).
При отправке пакета статус изменится на «Отправлен».
Формирование документов по отправке.
Из проведенного документа необходимо распечатать «Лист приема-передачи пакетов» в 3-х экземплярах.
На каждом листе, водитель:
· ставит подпись за все пакеты в графе «Подпись водителя» внизу, на трех экземплярах.
· ставит подпись внизу, в графе «Подпись сотрудника торговой точки».
Один экземпляр с подписью водителя остается на ТТ и хранится в течение 3-х месяцев, другие два, с подписью сотрудника ТТ, водитель забирает с собой.
Данный документ (с подписью водителя) является подтверждением того, что водитель документы принял, и далее он несет за них ответственность.
Важно. Запрещена отправка документов с ТТ без проведения отправки пакета с ШК в ПАК Рарус. В случае если пакет с ШК (совместно с документами) не числится в ПАК Рарус как отправленный, не отсканирован ШК карты водителя, факт передачи документов с ТТ водителю считается не подтвержденным!
Алгоритм формирования и отправки документов:
1. Сбор документов по комплектам/операциям – желательно комплектовать и сортировать документы в течение дня (не оставлять на вечер);
2. Формирование реестров в ПАК Рарус – документы, по всем проведенным операциям за день, распределяются по реестрам (и упаковываются в прозрачные файлики);
3. Сбор документов по пакетам – распределение документов вместе с реестрами по пакетам (фиксирование распределения в ПАК Рарус);
4. Формирование пакета реестров – фиксирование какие реестры, в каких пакетах будут отправлены;
5. Передача пакетов с документами водителю – фиксирование факта передачи документов в ПАК Рарус.
Основы проведение продаж в ПАК Рарус.
Ввод товара в программу.
1.С помощью сканера штрих-кодов.
2.Ручное введение артикула в поле ввода.
Необходимо ввести артикул в окно ввода и нажать Enter
3.С помощью кнопки «выбор товара»
В основном окне кассира нажимаем кнопку «Выбор товара» ® появится окно поиска позиций.
Возможно 2 варианта поиска:
— Для поиска необходимо выделить любую строку в столбце «Наименование» и в русской или английской раскладке ввести наименование товара. По мере ввода букв программа будет автоматически искать подходящие по названию позиции.
— Второй вариант – это ввести наименование товара в окно поиска и нажать кнопку «Поиск». В этом случае программа найдет все возможные позиции, где есть такое слово.
Например, если ввести в окно поиска только цифры – «8800», то программа найдет все позиции, где эти цифры есть (телефоны, аксессуары, рекламные буклеты и т.д.).
После того, как необходимый товар найден, двойным нажатием левой кнопки мышки по строке, вводим товар в основное окно кассира.
Когда все позиции для продажи добавлены, необходимо ввести штрих-код продавца сканером, или вручную (кнопкой Enter).
Если в чеке несколько позиций, то штрих-код продавца желательно вводить в самом конце, после внесения всех позиций в чек.
Завершение продажи. Оформление чеков.
После внесения всех необходимых данных в программу необходимо нажать кнопку «Пробить чек»(F7). По кассе происходит пробитие кассового чека и формирование товарного чека.
На кассовом чеке необходимо поставить подпись, и погасить его (надорвать, не нарушая целостность реквизитов организации).
Обратите внимание, что при продаже любого товара, кассовый чек распечатывается с дополнительным полем, для подписи клиента. В этом случае, необходимо попросить клиента поставить свою подпись на чеке. Подпись необходима для подтверждения того, что клиент проверил внешний вид и комплектность товара, и не имеет претензий к компании.
Также печать Товарного чека можно осуществить позже, найдя его в списке документов через «Журнал общий» → вкладка «Чек» (нужно открыть документ «Чек» и нажать в нем кнопку «Тов. чек»).
После пробития чека, строка с товаром очистится, и продажа будет автоматически сохранена в архиве чеков.
Продажа GSM телефона.
Особенность данной продажи в том, что нет необходимости вводить артикул товара в программу, а достаточно ввести IMEI и программа сама найдет нужный товар (подставит в программу). Код IMEI телефона, состоит из 15 цифр, первые две цифры IMEI могут быть: 35XXXXXXXXXXXXX, либо 01ХХХХХХХХХХХХХ (его можно внести с помощью штрих – сканера или вручную).
Без ввода кода IMEI, продажу GSM-телефона осуществить не возможно!
Допустима и другая схема продажи – это сначала ввести артикул GSM и в появившемся поле указать IMEI.
Так же, если GSM-телефон на остатках не числится, то продажу осуществить будет не возможно!
Важно. Перед продажей GSM телефона обязательно проверьте совпадение IMEI на коробке и аппарате! Так же, после сканирования IMEI проверьте, что данные товара указанные в программе, соответствуют фактическому товару (марка, модель, цвет).
Продажа нескольких единиц одинакового товара (продажа аксессуаров).
Продажу нескольких единиц одинакового товара можно осуществить двумя способами:
— внесение в поле ввода артикула ® Enter и так несколько раз;
— внесение в поле ввода артикула ® Enter, затем в поле ввода ввести необходимое количество (цифру) и нажать F6.
Важно. Через кнопку «кол-во» нельзя изменить количество GSM-телефонов, контрактов ОСС, карт СБ, и других товаров, которые содержат уникальный идентификационный номер (например, IMEI или № телефона).
Продажа со скидкой.
В программе ПАК Рарус, за выбор способа оплаты отвечает кнопка «Оплатить» (F5), при нажатии на нее появляется меню с выбором:
Важно. При проведении продаж возможно комбинировать способы оплаты в одном чеке: например, наличные + карта СК; наличные + пластиковая карта и т.д.
Оплата наличными.
— Внести в ПАК Рарус данные по товару, сформировать чек. В чеке может быть несколько позиций.
— В поле ввода указать сумму ДС, переданную нам клиентом, нажать «Оплатить» (F5) и выбрать вид оплаты – «Наличными».
— В основном окне кассира будет отображено, какую сдачу клиенту необходимо выдать.
— Ввести штрих-код сотрудника и пробить кассовый чек (F7).
Оплата пластиковой картой.
Алгоритм проведения в ПАК «Рарус» оплаты по пластиковой карте:
— Внести в ПАК Рарус товар, сформировать чек. В чеке может быть несколько позиций.
— Нажать кнопку «Оплатить» (F5) и выбрать вид оплаты «Пластиковой картой»
— В появившемся окне ввести сумму к оплате и на предложение программы нажать кнопку ДА;
— Ввести штрих-код сотрудника;
— Нажать кнопку пробить кассовый чек (F7);
— Выбрать тип карты (Visa, MasterCard и т.д.);
— Указать номер пластиковой карты (последние 4 цифры) и нажать кнопку «ОК»;
— Провести карту по терминалу (провести магнитной лентой через «считыватель» терминала). Если операция «одобрена» будут распечатаны чеки POS-терминала;
После совершения операции, по кассе будет автоматически распечатан чек POS-терминала (состоящий из 2-ух экземпляров), и кассовый чек. На обоих экземплярах клиент и сотрудник должны поставить свои подписи. Один экземпляр чека отдается клиенту, и один экземпляр остается на ТТ, для дальнейшей отправки в ДП. Если требуется введение PIN-кода, подпись клиента не требуется.
Если при проведении продажи по пластику, терминал не распечатал чек «Оплата» (в котором должен расписываться клиент и кассир) товар отдавать нельзя!
Оплата картой Связной-Клуб.
— Внести в ПАК Рарус товар, сформировать чек. В чеке может быть несколько позиций;
— Нажать кнопку «Оплатить» (F5) и выбрать вид оплаты «Картой Связной-Клуб»;
— Появится окно с предложением внести номер карты СК (необходимо отсканировать штрих-код карты);
— Нажать «ОК», далее происходит запрос о кол-ве плюсов (внимание: в графе значение мы видим не плюсовый эквивалент, а денежный), и данная информация высвечивается в окне;
— Спросить клиента, какую сумму он хочет списать, вводим сумму в окно и нажимаем ОК;
— Так как клиент не может оплатить всю покупку плюсами, то доплатить он может любым другим способом оплаты. То есть, опять нажимаем кнопку «Оплатить» (F5) и выбираем другой вид оплаты на оставшуюся сумму.
— После ввода всех видов оплаты необходимо ввести штрих-код сотрудника и пробить кассовый чек (F7);
— На ФР распечатается «пречек», в котором клиент своей подписью должен подтвердить оплату плюсами;
— После получения подписи клиента на «пречеке» нажать кнопку «ДА» для печати чека.
Важно. Если подпись на пречеке не совпала с подписью на карте, или клиент не подтверждает оплату, можно отменить оплату плюсами нажатием кнопки «НЕТ», отменить соответствующий вид оплаты кнопкой «DEL» или весь чек кнопкой «ОТМЕНА»!
Оплата Пластиковым подарочным сертификатом (ППС).
ППС представляет собой пластиковую карту со штрих кодом на лицевой стороне.
ППС могут быть разных номиналов (от 50 до 30000 р.). Номинал сертификата и срок действия можно проверить, нажав кнопку «Пластиковый ПС» и отсканировав штрих-код.
— Внести в ПАК Рарус товар, сформировать чек. В чеке может быть несколько позиций;
— Нажать кнопку «Оплатить» (F5) и выбрать вид оплаты «Пластиковым подарочным сертификатом»;
— Появляется диалоговое окно, где необходимо просканировать штрих-код ППС. Данные о номинале попадают в основное окно кассира;
— Клиент может доплатить чек, выбрав соответствующий вид оплаты: наличными, пластиковой картой, другим подарочным сертификатом;
— Ввести штрих-код сотрудника и пробить кассовый чек (F7). С этого момента ППС считается «Погашенным»;
— Забрать ППС у клиента (Все погашенные сертификаты необходимо обязательно разрезать ножницами, и утилизировать на месте.)
— Оплачивать с помощью ППС любые виды контрактов (в том числе ОСАГО), карты IP-телефонии, платежи;
— Оплачивать по Подарочному сертификату другой ППС;.
— Оплачивать с помощью ППС любой товар в случаях, если на ТТ:
a) Отключено электричество;
b) Отсутствует Интернет;
c) Сломался ФР (касса).
d) Не работает сканер штрих-кодов.
— Принимать к оплате несколько ППС за одну единицу товара (максимум, до 30 штук). Номинальная стоимость имеющихся у клиента ППС суммируется;
— Использовать ППС в качестве первоначального взноса при покупке/продаже в кредит.
Важно учитывать, что при оплате покупки с помощью ППС – клиент может использовать его только один раз, и сдачу с сертификата мы не выдаем (то есть клиенту нужно выбрать товар на всю сумму сертификата). Если у клиента есть несколько ППС, их номинал суммируется.
Оплата Виртуальным подарочным сертификатом (ВПС).
— Внести в ПАК Рарус товар, сформировать чек. В чеке может быть несколько позиций.
— Выбрать вид оплаты Виртуальный ПС.
— Далее появляется диалоговое окно, куда необходимо ввести код1 из СМС, (которое поступило клиенту при акционной покупке) и нажать кнопку ОК;
— Далее необходимо доплатить чек, выбрав соответствующий вид оплаты;
— Клиенту должно прийти СМС со вторым защитным кодом (в зависимости от загруженности сотовой сети это может занять несколько минут);
— При пробитие чека выводится окно ввода ВПС с доступным для заполнения защитным кодом, куда его следует вбить и нажать ОК:
— Ввести штрих-код сотрудника и пробить кассовый чек (F7). С этого момента ВПС считается «Погашенным».
ВПС может быть принят в качестве оплаты за любые товары, за исключением следующих случаев:
— заключения абонентских договоров с операторами сотовой связи, провайдерами услуг Интернет, спутникового телевидения;
— оплаты текущих платежей за пользование услугами сотовой связи, Интернет, междугородней и международной телефонии, спутникового телевидения (в том числе посредством приобретения соответствующих карт оплаты таких услуг);
— оплаты услуг, таких как полисы РГС, ДГ, настройки, ППС.
Оплату одной покупки можно провести только одним сертификатом. Оплата покупки несколькими ВПС запрещена.
Оплата баллами Сбербанка.
Спасание баллов возможно только если на ТТ установлен (и исправен) POS-терминал «Сбербанка» или «Связного Банка».
— Внести в ПАК Рарус товар, сформировать чек. В чеке может быть несколько позиций.
— Нажать кнопку «Карта лояльности», и в открывшемся окне нажать кнопку «POS-терминал», после чего провести карту через POS-терминал;
— Сообщить баланс карты покупателю, уточнить, сколько баллов он хотел бы списать (полностью или частично). Далее, ввести сумму баллов, которую клиент будет списывать, и нажать клавишу «ОК»
— Так как клиент не может оплатить всю покупку баллами, то доплатить он может любым другим способом оплаты. То есть, необходимо нажать кнопку «Оплатить» (F5) и выбрать другой вид оплаты на оставшуюся сумму.
Важно. Одновременное списание баллов по программе лояльности «Спасибо от Сбербанка» и плюсов по программе «Связной-Клуб» в одном чеке невозможно.
— После ввода всех видов оплаты необходимо ввести штрих-код сотрудника и пробить кассовый чек (F7);
— На ФР распечатается «пречек», в котором клиент своей подписью должен подтвердить оплату баллами. Сотруднику необходимо сверить подпись в пречеке с подписью на карте;
— После получения подписи клиента на «пречеке» нажать кнопку «ДА» для печати чека.
Оплатить баллами Сбербанка можно любой товар или услугу кроме «ИСКЛЮЧЕНИЙ»:
— оплата кредита через систему Рапида;
— перевод денежных средств через систему «Золотая Корона»;
— операторское оборудование (карты экспресс-оплаты, сим-карты, модемы);
Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет