что необходимо чтобы использовать сервис 1с кабинет сотрудника
Что необходимо чтобы использовать сервис 1с кабинет сотрудника
Мобильное взаимодействие сотрудников и бухгалтерии по кадровым вопросам
Преимущества использования
Выполнение требований ст. 136 ТК РФ об обязательной выдаче расчетных листков
Ускорение кадрового документооборота
Экономия времени при взаимодействии сотрудников и бухгалтерии
Улучшение условий труда
Возможности
Как устроен «1С:Кабинет сотрудника»
«1С:Кабинет сотрудника» получает необходимые данные (расчетные листки, справки, другую информацию) из приложений 1С (например, «1С:Зарплата и управление персоналом») и обеспечивает возможность просмотра этих данных для сотрудников через веб-браузер на компьютере или посредством специального приложения для мобильных устройств (iOS ил Android). При этом любая передача данных возможна только по разрешению ответственного сотрудника (бухгалтер, кадровик или менеджер). Доступ к данным осуществляется по личному паролю сотрудника.
Работа «1С:Кабинет сотрудника» не зависит от загруженности программы 1С и не создает дополнительной нагрузки на нее, не требует дополнительных клиентских лицензий «1С:Предприятие».
Для бухгалтеров и кадровиков
Для сотрудников
Условия использования
Работает в программах:
В 1cfresh.com и gos.1cfresh.com (1С:ЗКГУ) «1С:Кабинет сотрудника» также доступен.
Для работы необходим доступ в интернет.
Пользователи могут подключить тестовый период на 45 дней прямо в программе 1С. При первоначальной настройке «1С:Кабинет сотрудника», тестовый период будет начислен автоматически. Во время тестового периода можно создать неограниченное количество личных кабинетов.
«1С:Кабинет сотрудника 10»
280 руб/месяц
при покупке на год
«1С:Кабинет сотрудника 25»
700 руб/месяц
при покупке на год
«1С:Кабинет сотрудника 50»
1 400 руб/месяц
при покупке на год
«1С:Кабинет сотрудника 100»
2 800 руб/месяц
при покупке на год
«1С:Кабинет сотрудника 200»
5 200 руб/месяц
при покупке на год
«1С:Кабинет сотрудника 500»
12 000 руб/месяц
при покупке на год
«1С:Кабинет сотрудника 2000»
44 000 руб/месяц
при покупке на год
«1С:Кабинет сотрудника 5000»
105 000 руб/месяц
при покупке на год
Преимущества внедрения кадрового ЭДО (КЭДО)
Плюсы от применения кадрового ЭДО – это быстрый обмен документами, заметное снижение расходов организации и исключение фактора расстояния между работником и работодателем.
Задачами, с которыми сталкиваются работодатели при внедрении КЭДО, являются:
Сотрудник организации, использующей сервис 1С:Кабинет сотрудника, получает доступ к своему кабинету через мобильное приложение на iOS/Android (рис.1) или веб-браузер (рис.2). Функциональность сервиса при этом одинаковая в приложении и при использовании через браузер.
Пароль при первом входе сотрудник устанавливает самостоятельно. Все данные личного кабинета конфиденциальны и доступны только сотруднику.
Рис. 1. 1С:Кабинет сотрудника на смартфоне
Рис. 2. 1С:Кабинет сотрудника на компьютере
В своем кабинете сотрудник может:
Запрошенная сотрудником справка (рис.3) или приказ загружаются в его личный кабинет (рис.4).
Рис. 3. Запрос справки в мобильном приложении 1С:Кабинет сотрудника
Рис. 4. Список полученных справок в мобильном приложении 1С:Кабинет сотрудника
Время, которое требуется для оформления нужного заявления или запроса не превышает пары минут. Функционал в приложении прост и интуитивно понятен. Работники компании будут реже откладывать оформление нужных заявлений, так как в 1С:Кабинете сотрудника это занимает гораздо меньше времени.
Весь документооборот осуществляется с применением электронных подписей. Сотрудники используют усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП), которую получают через сервис бесплатно (рис.5). Подпись имеет юридическую силу для внутреннего документооборота, если заключено соглашение с сотрудником о ее применении.
Рис. 5. Сведения об электронной подписи сотрудника и срок ее действия
Работодатель использует усиленную квалифицированную подпись (УКЭП), которую можно получить через сервисы 1С:Подпись или 1С-ЭТП.
Сотрудникам бухгалтерии или отдела кадров, осуществляющих в организации кадровые мероприятия, в сервисе 1С:Кабинет сотрудника доступно:
возможность подготовить необходимый документ сразу в заявлении сотрудника без перехода по разделам программы;
выгрузка расчетных листков сотрудников в их кабинеты;
выгрузка в кабинет сотрудника приказа на подпись по факту обработки его заявления (в ответ на заявление об отпуске выгружается на подпись приказ о предоставлении отпуска);
формирование необходимой справки по заявлению сотрудника нажатием одной кнопки и выгрузка справки в кабинет сотрудника с электронной подписью работодателя);
отслеживание подписи сотрудником документа или расчетного листка.
В результате сотрудники отдела кадров или бухгалтерии тратят гораздо меньше времени на обработку заявлений сотрудников за счет автоматизации части процессов. Уменьшается вероятность ошибок в данных учета, которые могут возникнуть при ручном вводе данных из заявлений сотрудников. Реже возникают ситуации, когда необходимо отложить все дела и срочно обрабатывать заявление сотрудника, если он принес его в последний момент.
Со стороны сотрудников возникает меньше вопросов, так как они самостоятельно могут получить необходимую им информацию в своем кабинете.
Какую выгоду от использования сервиса 1С:Кабинет сотрудника получит организация
Организация экономит деньги, так как затраты на бумагу, картриджи для принтеров и канцелярские принадлежности сокращаются.
За счет простого процесса оформления и согласования запросов и заявлений, сотрудники реже нарушают сроки подачи заявлений, в результате уменьшается нагрузка на отдел кадров и бухгалтерию, так как не надо выделять время на срочную обработку заявления.
Уменьшается вероятность рисков, что документ будет оформлен с ошибками или в неположенный срок.
Сотрудники проще и быстрее получают необходимую им информацию от работодателя.
В каких программах доступен сервис 1С:Кабинет сотрудника
Сервис 1С:Кабинет сотрудника доступен в программах:
1С:Зарплата и управление персоналом, ред. 3 (базовая, ПРОФ, КОРП);
1С:Зарплата и кадры государственного учреждения, ред. 3 (базовая, ПРОФ, КОРП);
1С:ERP Управление предприятием 2;
1С:Комплексная автоматизация 2.
Сколько стоит 1C:Кабинет сотрудника
Стоимость доступа к сервису зависит от количества кабинетов сотрудников и срока действия.
К примеру, цена сервиса 1С:Кабинет сотрудника, который включает 10 кабинетов на 12 месяцев, составляет 3 360 рублей (28 рублей в месяц за 1 кабинет). При покупке доступа на 200 кабинетов, стоимость каждого кабинета будет 26 рублей в месяц. Ознакомиться с ценами можно на странице сервиса на Портале 1С:ИТС.
Всем желающим попробовать сервис в действии предоставляется бесплатная возможность использовать сервис на протяжении 45 дней.
Что необходимо чтобы использовать сервис 1с кабинет сотрудника
Мобильное взаимодействие сотрудников и бухгалтерии по кадровым вопросам
Преимущества использования
Выполнение требований ст. 136 ТК РФ об обязательной выдаче расчетных листков
Ускорение кадрового документооборота
Экономия времени при взаимодействии сотрудников и бухгалтерии
Улучшение условий труда
Возможности
Как устроен «1С:Кабинет сотрудника»
«1С:Кабинет сотрудника» получает необходимые данные (расчетные листки, справки, другую информацию) из приложений 1С (например, «1С:Зарплата и управление персоналом») и обеспечивает возможность просмотра этих данных для сотрудников через веб-браузер на компьютере или посредством специального приложения для мобильных устройств (iOS ил Android). При этом любая передача данных возможна только по разрешению ответственного сотрудника (бухгалтер, кадровик или менеджер). Доступ к данным осуществляется по личному паролю сотрудника.
Работа «1С:Кабинет сотрудника» не зависит от загруженности программы 1С и не создает дополнительной нагрузки на нее, не требует дополнительных клиентских лицензий «1С:Предприятие».
Для бухгалтеров и кадровиков
Для сотрудников
Условия использования
Работает в программах:
В 1cfresh.com и gos.1cfresh.com (1С:ЗКГУ) «1С:Кабинет сотрудника» также доступен.
Для работы необходим доступ в интернет.
Пользователи могут подключить тестовый период на 45 дней прямо в программе 1С. При первоначальной настройке «1С:Кабинет сотрудника», тестовый период будет начислен автоматически. Во время тестового периода можно создать неограниченное количество личных кабинетов.
«1С:Кабинет сотрудника 10»
280 руб/месяц
при покупке на год
«1С:Кабинет сотрудника 25»
700 руб/месяц
при покупке на год
«1С:Кабинет сотрудника 50»
1 400 руб/месяц
при покупке на год
«1С:Кабинет сотрудника 100»
2 800 руб/месяц
при покупке на год
«1С:Кабинет сотрудника 200»
5 200 руб/месяц
при покупке на год
«1С:Кабинет сотрудника 500»
12 000 руб/месяц
при покупке на год
«1С:Кабинет сотрудника 2000»
44 000 руб/месяц
при покупке на год
«1С:Кабинет сотрудника 5000»
105 000 руб/месяц
при покупке на год
Как в 1С настроить сервис 1С:Кабинет сотрудника
С версии 3.1.14.166 программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3) реализован новый сервис «1С:Кабинет сотрудника». Этот сервис позволяет сотрудникам в любой момент в любом месте, где есть интернет, посмотреть сведения о зарплате, получить справку о заработке, получить расчетные листки, оформить заявление на отпуск, командировку и многое другое.
Бухгалтерии и кадрам сервис позволяет сократить время, которое уходит на предоставление расчетных листков, согласование отпусков, получение справок и других документов. Сотрудникам не нужно ходить в бухгалтерию и кадры, а последним отвлекаться от своих дел.
Сервис пока недоступен пользователям базовой версии.
В версии КОРП ранее уже была предусмотрена аналогичная функциональность » Самообслуживание «. Теперь есть и альтернативная возможность. При выборе того или иного варианта следует учитывать ключевые различия (помимо стоимости):
Подключение и настройка сервиса 1C:Кабинет сотрудника
Подключение к сервису
Подключение настраивается пользователем с полными правами. Настройка вызывается по кнопке Подключить на начальной странице, либо по ссылке Сервис 1С:Кабинет сотрудника в разделах Кадры или Зарплата.
Для работы с сервисом в базе должна быть подключена интернет-поддержка. Если она еще не была подключена, это предлагается сделать здесь же по кнопке Подключить.
Далее необходимо пройти все этапы, предлагаемые помощником подключения (о настройке на этапе 3 написано в следующем разделе), после чего опять же нажать кнопку Подключить.
При высокой нагрузке на сервис подключение может занять продолжительное время. В этом случае на этапе 4 может быть выдано соответствующее сообщение.
В случае успешного подключения появится этап 5, в котором будет указана ссылка на сервис (если форма подключения была случайно закрыта до перехода по ссылке, то открыть ее можно по ссылке Сервис 1С:Кабинет сотрудника в разделах Кадры или Зарплата).
По этой ссылке необходимо перейти указанному ответственному лицу. После перехода на его телефон будет отправлено SMS-сообщение (или письмо на почту) с кодом, который необходимо ввести на открывшейся странице.
После чего будет предложено придумать и ввести пароль для входа в сервис. Сложность пароля пока не контролируется, поэтому следует самостоятельно подходить ответственно к его выбору.
Теперь можно продолжить работу в сервисе – ознакомиться с его возможностями и создать кабинеты для сотрудников, если они были выбраны на этапе 3 помощника подключения.
Публикация кабинетов
Если на этапе 3 сотрудники выбраны не были, то после подключения их можно указать в форме, открывающейся по ссылке Сервис 1С:Кабинет сотрудника в разделах Кадры или Зарплата.
Для этого в открывшейся форме нужно перейти по ссылке Изменить настройку публикации.
Для выбора публикуемых позиций нужно проставить флажки в колонке Публиковать. По кнопке Публикуемые сотрудники можно просмотреть отобранных в результате сотрудников. Для них должен быть указан адрес электронной почты и/или мобильный телефон. Если это условие не выполнено, строка будет выделена красным.
По кнопке Обновить публикацию информация по выбранным сотрудникам передается в сервис.
Обращаем внимание, что для публикации в сервисе ответственного, подключившего сервис, в числе сотрудников, его позиция также должна быть выбрана здесь для публикации.
В сервисе имеется возможность согласования заявлений сотрудников их руководителями. Чтобы ей можно было воспользоваться, укажите руководителей подразделений.
Если руководитель подразделения не задан, либо это лицо не выбрано для публикации в сервисе, тогда в качестве руководителя подразделения публикуется руководитель самой организации (если он задан в ответственных лицах организации и публикуется).
Адресация заявок
Для корректной адресации заявок сотрудников из сервиса необходимо указать исполнителей задач в разделе Администрирование – Органайзер – Бизнес-процессы и задачи – Роли и исполнители задач.
По умолчанию все заявки приходят на пользователя, подключавшего сервис (и он может перенаправлять их другим сотрудникам), но гораздо удобней эту информацию указать сразу.
Обработка заявок возможна кадровиком, расчетчиком или пользователем с профилем, которым предусмотрена роль Обработка заявок кабинет сотрудника.
Расписание обмена
По умолчанию автоматический обмен информацией между приложением и сервисом выполняется каждые 10 минут. Изменить расписание или запустить обмен вручную можно из раздела Администрирование – Обслуживание – Регламентные операции – Регламентные и фоновые задания – регламентное задание Обмен с сервисом «1С:Кабинет сотрудника».
Создание кабинетов в сервисе 1C:Кабинет сотрудника
После создания сервиса и публикации в нем списка сотрудников нужно создать для них собственные кабинеты и отправить приглашения (если не было включено автоматическое создание – упомянуто далее в конце раздела). Эта возможность располагается в разделе Администрирование, который доступен только администратору сервиса. По умолчанию это ответственный, указанный при подключении, но права также могут быть назначены любому подключенному сотруднику здесь же, в его карточке.
В списке слева отображаются опубликованные в сервисе сотрудники. Состояние дел обозначается пиктограммой:
Необходимо отметить флажками сотрудников, для которых нужно создать кабинеты, после чего нажать Выполнить – Создать кабинеты. Нажатие на кнопку с пиктограммой над списком сотрудников приводит к отображению сотрудников только с таким статусом. Например, можно отобрать только тех, кому приглашение не отправлялось, проставить все отметки и направить приглашения только им.
После создания кабинетов сотрудникам необходимо отсюда же разослать приглашения на почту и/или по СМС. Сотрудники получат инструкцию по подключению, текст которой задан в форме по кнопке с шестеренкой (при необходимости его можно изменить). После подключения сотрудник получит доступ к своему кабинету, что отобразится соответствующей пиктограммой – зеленым человечком.
По кнопке с шестеренкой можно включить автоматическое создание кабинетов и/или рассылку приглашений. Тогда после публикации сотрудников в сервисе кабинеты для них будут созданы автоматически. А после создания кабинетов автоматически будут отправлены приглашения.
Возможности кабинета в сервисе 1C:Кабинет сотрудника
Просмотр расчетных листков
В кабинетах сотрудников можно опубликовать их расчетные листки. Каждый сотрудник увидит только свои листки. Администратор сервиса листки других сотрудников не увидит.
Публикация листков производится расчетчиком или любым другим пользователем, профилем которого предусмотрена роль Публикация расчетных листков.
Пользователю с полным правами для этого достаточно перейти по ссылке Сервис 1С:Кабинет сотрудника в разделах Кадры или Зарплата, в открывшейся форме выбрать месяц и нажать Опубликовать.
Здесь же по ссылке Расширенные возможности публикации расчетных листков (или Публикация расчетных листков в разделе Зарплата – эта ссылка доступна пользователю без полных прав) можно выполнить более точечную публикацию листков.
После публикации сотрудник увидит в кабинете свои расчетные листки. В целях безопасности при работе с компьютера по умолчанию суммы частично скрываются. Убедившись, что за спиной никого нет, сотрудник может включить полное отображение сумм, нажав на кнопку с изображением глаза в правом верхнем углу.
Каждый сотрудник может настроить удобный для себя режим отображения информации в настройках своего профиля.
Администратор сервиса в разделе Администрирование может установить настройки, связанные с расчетными листками.
Регистрация и просмотр отсутствий
Сотрудник может заявить о своем отсутствии, чтобы согласовать его со своим руководителем и/или кадровой службой, а также чтобы информировать об этом остальных сотрудников.
Если зарегистрированное сотрудником отсутствие требует согласования руководителем (сотрудник отметил флажок Требует согласования или это отпуск), то сначала оно появляется в задачах руководителя.
Если руководитель согласовывает отсутствие, то пользователю, назначенному ответственным за согласование отсутствий или за заявления на отпуск, будет создана соответствующая задача в программе в разделе Главное – Сервис – Мои задачи.
На основании этой информации пользователь может ввести в программу соответствующий документ, регистрирующий отсутствие. После этого задачу нужно отметить как выполненную, чтобы сотрудник увидел это в своём кабинете.
По некоторым видам отсутствий доступа кнопка Отказать – по ней можно отказаться согласовать заявление сотрудника. Тогда сотрудник увидит отказ в своём кабинете.
Если по какому-то заявлению не предусмотрен отказ, то задачу можно отменить по кнопке Отменено и сообщить об этом сотруднику.
Информация о согласованных отсутствиях других сотрудников доступна для просмотра в области Все отсутствия. В ней предусмотрен отбор по периоду.
Информация по отпускам
В разделе Отпуск сотрудник может просматривать информацию по остатку отпуска, а также запросить более подробную справку об отпусках. Также он может подать заявление на отпуск – точно так же, как и из рассмотренного выше раздела Отсутствия.
При заказе сотрудником справки, пользователю, назначенному ответственным за справки об остатках отпусков, будет создана соответствующая задача в программе в разделе Главное – Сервис – Мои задачи. К задаче автоматически прикрепляется запрошенная сотрудником справка. Достаточно нажать Выполнено, и справка уйдёт в кабинет сотрудника. Если по какой-то причине справка сформировалась неправильно, то по пиктограмме слева от неё её можно удалить и приложить новую взамен.
Сотрудник увидит запрошенную справку в разделах Отпуск и Справки своего кабинета.
Заказ справок
В разделе Справки сотрудник может запросить и другие справки.
При заказе сотрудником справки, пользователю, назначенному ответственным за справки соответствующего вида, будет создана соответствующая задача в программе в разделе Главное – Сервис – Мои задачи.
При заказе справки с места работы к задаче автоматически прикрепляется справка по реализованной в программе форме. Достаточно нажать Выполнено, и справка уйдёт в кабинет сотрудника.
Если требуется передать справку по другой форме (например, по приложенному сотрудником образцу), то по пиктограмме слева от неё её нужно удалить и приложить требуемую взамен.
При заказе 2-НДФЛ к задаче автоматически создается и прикрепляется соответствующий документ программы. Необходимо его открыть, заполнить и провести. После этого достаточно нажать Выполнено, и справка уйдёт в кабинет сотрудника.
Подача заявлений на вычеты
Пользователю, назначенному ответственным за налоговые вычеты, будет создана соответствующая задача в программе в разделе Главное – Сервис – Мои задачи. При этой задаче пользователь увидит приложенные сотрудником файлы, и на их основании должен ввести в программу соответствующий документ (заявление на вычет, уведомление о праве на вычеты).
После регистрации в программе такого документа задачу нужно отметить как выполненную, чтобы сотрудник увидел это в своём кабинете.
Если какой-то необходимой для регистрации вычета информации в отправленных сотрудником файлах не окажется, задачу можно отменить по кнопке Отменено и сообщить об этом сотруднику.
Информация о структуре компании
В разделе «Компания» сотрудники могут ознакомиться со структурой компании, со списком её сотрудников.
Изменение личных данных
Сотрудник может направить заявку на внесение изменений в его личные данные.
Пользователю, назначенному ответственным за изменение личных данных, будет создана соответствующая задача в программе в разделе Главное – Сервис – Мои задачи. При этой задаче пользователь увидит измененную сотрудником информацию, и может ввести соответствующие изменения в программу. После этого задачу нужно отметить как выполненную, чтобы сотрудник увидел это в своём кабинете.
Для руководителей
Сотрудникам, назначенным руководителям подразделений или организаций, доступен раздел Руководителю, в котором он может согласовывать отсутствия сотрудников, а также просматривать сотрудников, которые еще не ознакомились с расчетными листками (если включена такая настройка).