что автоматизировать в первую очередь
Что автоматизировать в первую очередь
Перед тем как поручить ИТ-отделу внедрение новой информационной системы в организации, подумайте над тем, чем вас не устраивала существующая. Что конкретно вас не устраивает и какого функционала вам не хватает.
Опыт внедрения CRM и ERP систем говорит нам о том, что проблемы, которые руководители чаще всего относят к плохим и неудобным программам, преимущественно связаны с внутренними ошибками в работе организации. Именно поэтому консультанты предлагают перед внедрением какого-либо решения перенести все бизнес-процессы на бумагу, определить проблемные зоны, расписать идеальную модель и лишь после этого подумать над внедрением новой информационной системы.
Что нужно автоматизировать в первую очередь?
Если вы заметили проблемы сразу в нескольких бизнес-процессах и текущая информационная система не в состоянии их решить, вы должны определить для себя, что вы можете автоматизировать в первую очередь. Попытка сделать всё и сразу изначально будет обречена на провал. Интеграторы обычно рекомендуют начинать сверху, т. е. автоматизировать управленческий учёт, работу с финансами и лишь затем переключиться на операционную деятельность. В российских же реалиях всё ровно наоборот. Здесь во главу угла ставится бухучёт и обычно всё начинают делать снизу. Руководители зачастую свято верят в то, что проще всего автоматизировать рутину — ввод первички, сопровождение сделок, отчётность о продажах и т. д. И лишь после этого можно переходить к автоматизации управления кадрами, управленческий учёт, документооборот, управление финансами. Такой подход в корне является не верным.
Сегодня вряд ли можно встретить компанию, у которой не был бы автоматизирован операционный учёт. Соответственно, попытка внедрения новой программы вряд ли приведёт к росту производительности труда. Именно поэтому решение двигаться сверху вниз будет более правильным. Если вы видите, что в организации есть проблемы с расчётом заработной платы и премий сотрудникам, то следует подумать над внедрением более прозрачной системы мотивации кадров и только после этого приступить к переходу на новую информационную систему, в которой вы сможете автоматизировать расчёт зарплаты и премий по новому алгоритму и контролировать результаты работы сотрудников.
Если вы видите, что у вас проблемы с эффективным взаимодействием с клиентами, то установка CRM системы принесёт более заметные плоды — каждый менеджер сможет обслуживать большее количество клиентов и это скажется на производительности труда.
Какую систему выбрать?
Универсальной программы, которая бы удовлетворила потребности любой компании, не существует. Есть рекомендуемые системы, разрабатываемые для конкретной отрасли. Так, в случае с розничной торговлей или производственным предприятием отлично подходит система ODOO. Для сферы услуг — Vtiger CRM. Для крупных многофилиальных компаний — SAP, Oracle. Для банков, страховых агентство тоже присутствуют особые системы.
Большинство российских компаний предпочитают внедрять различные решения на базе 1С, тем более у этой программы есть множество различных конфигураций под разные нужды. Но своим клиентам использовать подобные системы мы не рекомендуем по разным причинам. Во-первых, стоимость таких решений, как правило, довольно велика. При этом ценник высокий не за само внедрение, а за покупку только лицензий. Во-вторых, стоимость доработки решений на базе 1С также будет очень высокой. С учётом того, что на рынке есть программы с лицензией OpenSource, их использование выглядит куда более доступным, особенно для малого и среднего бизнеса. В качестве примера можно привести такие системы как ODOO и Vtiger CRM.
Есть и другой не менее популярный вопрос. Ставить одну единственную и крупную систему или внедрить для каждого подразделения свою? В случае с малым бизнесом, где количество подразделений и сотрудников не так много, можно внедрить одну единую CRM или ERP систему. Что касается среднего и крупного бизнеса, то для каждого отдела или филиала лучше установить системы от разных поставщиков — best-of-breed tools.
В любом случае, у вас должно быть представление о том, насколько полно позволяет автоматизировать все цепочки бизнес-процессов рассматриваемая вами программа. В идеале, последовательность операций пользователь должен совершить в максимум три клика мышкой (открыть карточку, нажать на кнопку печать). При этом работа в информационной системе не должна вызывать затруднений даже у пользователей с минимальными знаниями ПК.
Какие компании должны внедрить у себя информационную систему
Есть такие отрасли, в которых информационные технологии играют решающую роль. К таким отраслям относится страхование, телекоммуникации, интернет-компании. В таких компаниях всё завязано на информационной системе и даже кратковременная её недоступность грозит потерей денег, репутации, клиентов. И, конечно же, доходов. Частично к таким компаниям относится розничная торговля и дистрибьюторы. Но они зависят от информационных технологий в меньшей степени. Для них сбои в информационной системе критичны, но они могут продолжить работу в ручном режиме.
Автоматизация сегодня нужна всем отраслям. Особенно когда речь заходит о продвижении и маркетинге. Компании как из B2B и B2C испытывают потребность в продвижении своей продукции через интернет. А этот аспект затрагивает использование новейшей информационной системы.
Чтобы определиться с направлением автоматизации можно посмотреть на конкурентов. Изучите их опыт и если он окажется успешным, обратитесь к интеграторам или ИТ-компаниям, у которых есть опыт внедрения подобного решения. Также вы можете обратиться к услугам частного эксперта, который объяснит что и как делать перед тем, как вы заплатите кучу денег интеграторам.
Помните: нельзя проводить автоматизацию только ради автоматизации. Любые затраты на автоматизацию обязательно должны окупиться.
Как с нуля создать и внедрить систему автоматизации бизнеса. Личный опыт. Часть первая
Здравствуйте! Меня зовут Данил Соловьев, я основатель Fit Service — федеральной сети автосервисов. Сейчас у нас больше 200 точек в России и Казахстане, и их количество продолжает активно расти. Поделюсь личным опытом разработки и внедрения системы автоматизации бизнеса и расскажу, как создать ее с нуля.
Все чаще на выступлениях я сталкиваюсь с вопросом предпринимателей, как автоматизировать бизнес, что для этого нужно сделать, как это происходит. В итоге мои рассказы переросли в целую статью.
Работа сотрудников любой компании состоит из циклов повторяющихся взаимосвязанных действий.
● оператору поступает заказ, он вносит его в перечень заявок,
● заказ передается менеджеру,
● менеджер согласовывает заказ и выписывает счет на оплату,
● оплата передается бухгалтеру, который направляет информацию по заказу в производство, и так далее.
Все эти взаимосвязанные операции и называются бизнес-процессами. От их четкости зависит конечный результат. Их можно делать вручную (как часто и происходит) или поручить автомату. Например, заменить часть работы оператора онлайн-записью.
Глобально целей три:
Если первая цель недостижима, стремимся ко второй, если вторая недостижима — переходим к третьей.
Все цели принципиально важны для бизнеса, потому что напрямую влияют на конечную стоимость товара или услуги. Т.е. автоматизация делает продукт дешевле. Это удобно и клиентам, которые получают качественную услугу по доступной цене, и самой компании, потому что это дает ценовое преимущество на рынке.
Автоматизация дает преимущество для бизнеса не только по цене.
В долгосрочной перспективе робот способен почти мгновенно делать то, что не под силу даже исключительному человеку. Например, собирать огромную статистику ремонта и обслуживания сотен тысяч автомобилей, в том числе в разрезе марок, моделей, модификаций, годов выпуска.
Благодаря этому наши сотрудники получают доступ к объединенному опыту всей сети за 11 лет и применяют его в работе.
Именно под эти цели мы и разрабатываем софт.
В любом, где есть устоявшиеся, понятные и трудоемкие процессы, где они требуют анализа, учета, контроля, систематизации. Где есть работа с массивами данных либо велик человеческий фактор.
Если это влияет на выручку или качество, стоит внедрять автоматизацию.
Конечно, можно обойтись и без автоматизации, решать все просто дополнительным набором персонала.
Но рано или поздно это перерастет в огромную организацию, с офисами, персоналом, которым будет трудно управлять. А автоматизация решает эту проблему и убирает потолок для бизнеса. Причем даже на уровне сбора обратной связи, напоминания клиенту о замене масла, сборе отчетности.
Бизнес-процессы делятся на 3 категории: основные (производство, упаковка, оказание услуг), вспомогательные (касаются ресурсов и персонала, рабочих процессов) и процессы управления.
Выделим 7 сфер, которые нуждаются в автоматизации:
● Управление (учет, бюджетирование)
● Маркетинг и продажи (управление маркетингом, рекламой, продажами и отношениями с клиентами)
● Производство (процессы производства, управление запасами, поставками, оборудованием, логистика)
● Качество (контроль и работа с обратной связью)
● Управление сотрудниками (учет кадров, подбор, обучение, мотивация)
● Финансы (бухучет, налоговый учет, финансовое планирование)
● Организация работы (документооборот)
Бизнес-процессы касаются всех сфер и затрагивают сразу несколько подразделений. И автоматизация связывает сотрудников разных отделов и оптимизирует совместную работу, делает ее более быстрой, продуктивной, прибыльной.
Только низкая квалификация управленческого персонала.
СТО, где совсем нет никаких систем автоматизации, все меньше — это только гаражи. Как минимум автосервисы применяют софт в части складского учета или выписки заказ-нарядов. Конечно, до сих пор есть центры, где клиентов принимают в порядке живой очереди. Клиентам это не удобно, они тратят много времени, и в итоге уходят.
Если управленец не стремится больше зарабатывать, повысить эффективность, улучшить качество услуг, ему никакая система автоматизации не нужна.
А вот если ему важно измерять удовлетворенность клиентов, обеспечить удобство записи клиентов, вести складской учет, повышать эффективность и мотивацию специалистов, сразу возникает вопрос — за счет чего.
Автоматизация всегда начинается с осознания, что ручной труд, который снижает эффективность работы ценного специалиста, можно заменить роботом.
Объясню на своем примере: есть мастер-приемщик, его квалификация — умение общаться с клиентом, выяснять проблему и предлагать решение. Если он вместо этого тратит время на заполнение бумажек, деньги компании уходят впустую. Поэтому мы в FIT Service разработали софт, который готовит документ за 3 секунды, печатает на принтере и предоставляет клиенту.
Первый шаг на пути к автоматизации:
Главная ошибка компаний, которые хотят внедрить автоматизацию, это придумывание процессов. Пока процесса не существует, автоматизировать нечего!
Вторая ошибка — пытаться автоматизировать бизнес-процессы, которые не отработаны и не доведены до хорошего уровня исполнения. На мой взгляд, автоматизировать можно только те процедуры, которые сотрудники с хорошим качеством выполняют вручную и которые хорошо знакомы всему персоналу.
При записи клиента мастеру-приемщику не нужно отвечать на звонок. Все доступно онлайн: клиент сам выбирает время, удобный сервисный центр и записывается нажатием кнопки.
Система создает заказ-наряд, добавляет услуги, проставляет контрагента, автомобиль, запчасти, которые нужны для него, пишет рекомендации исходя из его истории обслуживания.
Когда клиент приезжает, мастер-приемщик просто нажимает на кнопочку и распечатывает заказ-наряд.
Но многие вещи автоматизация решить не может. Общаться с клиентом она не способна, это делает только мастер-приемщик. Именно он обсуждает с клиентом, что нужно сделать, почему, зачем, когда, отвечает на вопросы, отрабатывает возражения.
Второй шаг — структурирование данных и распределение доступа к ней.
Информация — самый ценный ресурс любой компании. Это не только база клиентов и история сотрудничества с ними, но и отчетность по каждому сотруднику, отделу, отдельным точкам сети, компании в целом.
Третий шаг — стандартизация процессов и документов, автоматизация отчетов.
Он очень важный, в противном случае каждый сбор отчетности будет проходить через боль и занимать очень много времени — в то время как сотрудники могут потратить его на что-то более полезное.
Главное — автоматизация должна касаться тех процессов и задач, которые существуют уже сейчас, вызывают трудности, требуют много ресурсов и приводят к ошибкам.
Четвертый шаг — подбор инструментов.
В первом случае приходится подстраиваться под чужой софт, который не учитывает специфику конкретной компании. Понятно, что никто не будет переделывать свой продукт под компанию. И приходится либо самостоятельно это делать, или перестраивать компанию, менять персонал, терпеть убытки.
Во-втором случае приходится решать сложную задачу разработки собственного IT-продукта, а это огромные деньги, которые частным автосервисам просто не по карману. Это дело не 2-3 миллионов, а десятков и сотен миллионов. Даже просто написать свою версию 1С — это вопрос стоимостью от 500 000 рублей, не говоря об остальном функционале.
Именно поэтому те СТО, которые видят, как мы работаем, предпочитают присоединяться к FIT Service и пользоваться готовой системой автоматизации бесплатно. Они получают не только упрощение рабочих процессов, но и учет, аналитику, отчетность, обучение, обработку заказов через контакт-центр, стандартизацию и контроль качества.
В любом случае нет смысла делать огромный программный продукт, который автоматизирует сразу весь бизнес.
Разработка займет несколько лет, и к моменту завершения работы, даже если все пройдет успешно, он неизбежно устареет.
Каждый бизнес-процесс нужно автоматизировать отдельно и поэтапно. Грубо говоря, нашли проблему, поставили цель, программисты разработали продукт, тут же тестируем и внедряем. И так, маленькими шажками, движемся вперед.
Если вам интересна задача автоматизации бизнеса с практической точки зрения — читайте продолжение в следующей колонке.
● Как происходит автоматизация бизнеса на практике
● Какие проблемы возникают, с чем приходится столкнуться
● Каких результатов можно добиться
● Сколько стоит внедрение автоматизации
Поделитесь опытом в комментариях: почему вам интересна автоматизация, зачем она нужна в вашем бизнесе, чего вам уже удалось добиться?
Очень грамотная статья.
В разделе «что автоматизировать» все смешано в кучу. Написали про основные процессы, но дальше в список автоматизируемых сфер деятельности записали все подряд.
Необходимо выделять сквозные (межфункциональные) бизнес-процессы, которые приносят компании деньги и довольных клиентов. Именно с таких процессов и надо начинать работу.
Автоматизация бизнеса: начинаем разбираться
Помните старый мультфильм про Нехочуху? Ленивый мальчишка попал в страну великого Нехочухи, где большинство действий выполняли роботы. Надо сказать, мультипликаторы изобразили безрадостную картину автоматизации: человек внутри роботизированных процессов распадается как личность и теряет навыки социальной адаптации. Это идёт явно вразрез с любимым нами «Электроником», который как раз проповедует ценность соединения автоматизации и человеческого начала. Что-то нас в философию занесло.
А вот современный бизнес об автоматизации думает то как о вынужденности, то как о неоправданной трате, то как о единственной волшебной таблетке от всех проблем, и в целом относится к ней с подозрением. А зря. Раз так — начинаем ликбез по этой теме.
Определения автоматизации не существует?
Если вы попробуете найти определение автоматизации бизнеса в интернете, то встретите разные варианты, связанные с контролем, с роботизацией, с искусственным интеллектом и т.д. Ни одно из них не будет исчерпывающим и точным. Давайте попробуем дать определение здесь, на Хабре.
Пусть для начала будет так. Автоматизация бизнеса — это совокупность работающих средств (программ и устройств), обеспечивающих минимизацию рутины, оптимизацию трудовых и производственных ресурсов с целью наращивания продуктивности и эффективности всех бизнес-процессов. Звучит неплохо. Однако как автоматизация может быть совокупностью средств? Это процесс. Ага, например, автоматизация — это внедрение программ и установка устройств… Стоп. А есть ли жизнь после внедрения? Конечно, эксплуатация. Ок, подходим к новому определению: Автоматизация бизнеса — это процесс внедрения и эксплуатации совокупности работающих средств (программ и устройств), обеспечивающих минимизацию рутины, оптимизацию трудовых и производственных ресурсов с целью наращивания продуктивности и эффективности всех бизнес-процессов. Куда ни шло, можно принять за рабочее, но всё равно остаются вопросы: а если нет оформленных бизнес-процессов, а если нет производственного ресурса и т.д.
Зато, если обратиться к источникам, все статьи про автоматизацию бизнеса сразу сводятся к автоматизации бизнес-процессов. Их точно и ёмко определяет википедия: «Бизнес-процесс — это совокупность взаимосвязанных мероприятий или работ, направленных на создание определённого продукта или услуги для потребителей. Управленческая концепция BPM рассматривает бизнес-процессы как важные ресурсы предприятия, и предполагает управление ими как одну из ключевых организационных систем.» Ну а автоматизация — это как раз процесс внедрения и эксплуатации программных средств для оптимизации и ускорения протекания бизнес-процессов. Всё просто.
В теории, в идеальном мире автоматизация бизнеса и автоматизация бизнес-процессов — равнозначные понятия, потому что в бизнесе всё есть процесс, который можно дискретизировать, разложить на подпроцессы и этапы и описать. Но в реальном мире в компаниях есть масса активностей, не попадающих под определение бизнес-процесса, сами процессы неоптимизированы или отсутствуют вовсе, а вся работа ведётся стихийно. Поэтому в задачи автоматизации неожиданно попадает огромный подготовительный этап, в коде которого нужно проанализировать, описать и подготовить бизнес-процессы.
Мы приняли решение: для всех, кто пришёл с Хабра и оставил заявку в форме, бесплатный анализ бизнес-процессов компании будет доступен всегда. Это работа наших экспертов, связанная с анализом вашего бизнеса с последующей выработкой рекомендаций и обычно она стоит от 15 000 рублей, но нам для
науки хвоста не жалкоХабра ничего не жалко. Записывайтесь, мы с вами свяжемся, назначим время (это займёт далеко не 15 минут) и обсудим бизнес-процессы вашей компании или проблемы с бизнес-процессами. Общение с экспертом не накладывает на вас никаких обязательств.
Какой бизнес нужно автоматизировать?
А если немного распространиться, то грамотная и своевременная автоматизация улучшает положение дел в любой компании: от Газпрома до цветочного магазина. У компаний разные метрики, бизнес-процессы, но есть группа целей автоматизации, которая универсальна для большинства организаций.
Что можно автоматизировать в бизнесе?
Однозначно нельзя автоматизировать всё, поскольку есть такие вещи как коммуникация, человеческое мышление, общение с клиентами и т.д. Есть ряд активностей, который исключены из процессов и могут лишь использовать какие-то программы, но при этом не быть автоматизированными до конца, например, корпоративная культура, подбор персонала, управление персоналом, управление компанией в целом. Эти активности отличаются от бизнес-процессов высоким уровнем социальности, вовлечением человека не только как работника, но и как личности.
А вот остальные процессы можно вполне автоматизировать. Как мы уже упомянули, есть три основных группы бизнес-процессов.
Группа процессов
Вид и особенности автоматизации
Что даёт автоматизация бизнесу?
В любом бизнесе сейчас собирается много данных и они открывают интересные перспективы для работы с клиентами: можно совершать допродажи, сегментировать, планировать акции, менять ассортимент и проч. Более того, любое решение, принятое по наитию, без анализа качественных и количественных показателей, скорее всего обернётся провалом. Собирать данные вручную, в Excel или Access — тяжёлый и неблагодарный труд, поскольку такую информацию легко потерять или повредить, а организована она как правило из рук вон плохо. Автоматизация помогает собирать данные в базах данных, а СУБД надёжно хранит данные и позволяет интерпретировать их и строить сложные срезы. Кроме того, хранение информации в БД несравнимо безопаснее: права доступа, резервное копирование, аппаратная защита позволяют всей коммерческой и производственной информации храниться максимально надёжно.
Это вообще про весь российский бизнес. Только большинство пока на стадии отрицания
Автоматизация упорядочивает, налаживает оперативную работу и управление задачами. Все сотрудники (причём совершенно не важно, удалённые или офисные) работают в едином информационном пространстве АСУ (PM, ERP, CRM…), координируют свои действия, получают и делегируют задачи, видят свои задания внутри проектов и бизнес-процессов, распределяют свою нагрузку во времени. Руководителю больше не нужно вызывать каждого к себе и разжёвывать задачи — достаточно поставить их в системе и проконтролировать выполнение. Вся оперативная работа ведётся в единой системе и любой сотрудник может получить доступ к данным в рамках своих компетенций, а также запросить доступ или выгрузку данных, если в этом есть необходимость. Вне автоматизации всё это представляет собой сплошную стихийную коммуникацию, в которой несложно забыть, ошибиться или просто «незаметно» не выполнить задачу.
Человеческий фактор — это, пожалуй, самое первое, с чем борется автоматизация в компании. Вот примерный минимум корпоративных проблем, с которыми сталкивается малый и средний бизнес: упущенные возможности контакта с клиентами, забытые и нигде не зафиксированные данные, растянутые во времени элементарные задачи, офисная и удалённая прокрастинация, работа «налево» по профилю компании, «свои» приватные клиенты менеджеров, хищение коммерческой информации и проч. Когда в руках, а точнее на серверах бизнеса появляется программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов всех уровней (управляющие, операционные, поддерживающие), большинство этих проблем легко и относительно безболезненно решаются.
Безопасность — важная функция автоматизации бизнеса. Благодаря своей архитектуре и программным функциям АСУ защищают ваши данные от несанкционированного доступа, позволяют контролировать финансовое состояние ваших клиентов, логировать действия в системе. Увы, не бывает абсолютной защиты — однако наличие автоматизации значительно сокращает риски, связанные с информационной безопасностью, — в некоторых компаниях практически до нуля (особенно в малом бизнесе).
Несмотря на то, что автоматизация бизнеса и особенно бизнес-процессов — хороший такой «пунктик» команды РегионСофт (мы даже запилили мощный модуль автоматизации процессов в своей CRM с мастером настройки и визуальным конструктором, а ещё бесплатно проводим базовый аудит бизнес-процессов по заявкам с этой ссылки), мы не берёмся утверждать, что автоматизация — лекарство от всех болезней бизнеса и та самая волшебная кнопка «Сделать зашибись».
Прежде всего нужно выбрать правильные процессы для автоматизации:
Как измерить эффективность автоматизации?
Измерять ROI автоматизации бизнеса сложно и у каждой компании могут быть свои качественные показатели и количественные метрики. Лучше запланировать целевые показатели заранее, чтобы понять скорость происходящих изменений.
Если говорить чисто экспертно, то для компаний без риска банкротства и прочих финансовых проблем принято считать срок окупаемости систем автоматизации так: оптимистичный сценарий — 1 года, реалистичный сценарий — 2 года, пессимистичный — от 3 лет. Однако это весьма усреднённый показатель, поскольку у компаний разный оборот, разные цели автоматизации, разная стоимость самого ПО. Поэтому лучше подумать о показателях и результатах внедрения системы автоматизации заранее.
Что может стать показателем эффективности внедрения системы автоматизации в малом и среднем бизнесе:
Один из рабочих методов — оценивать по стоимости бизнес-процесса или трудозатратам каждого сотрудника. Рассмотрим на примере.
Давайте возьмём упрощённый, абстрактный бизнес-процесс — продажа флешек корпоративному клиенту в рекламном агентстве. Схема такая: клиент обратился с просьбой изготовить флешки с нанесением — менеджер берёт в работу — первый звонок — встреча и обсуждение дизайна и объёма — согласование — подготовка КП — согласование от клиента — подготовка договора — (параллельный процесс проверки наличия нужного объёма изделий на складе и дозаказ или пересогласование дизайна изделия) — предоплата — запуск в производство — отгрузка образца — согласование — производство партии — отгрузка и закрывающие документы — конец сделки — отправка предложения клиенту по сувенирке к новому году (…) Процесс закрывается. Это довольно простой, линейный бизнес-процесс.
Менеджер Вася тратит на всю эту цепочку примерно 8 рабочих дней, но не целиком, а в среднем по 2 часа в день (встреча длиннее, звонок короче и т.д.). Итого Вася потратил 16 часов на этого клиента. Из них самые длинные этапы: встреча (ничего не поделаешь, её не учитываем), подсчёт товара на складе и общение с логистом (2 часа), подготовка КП (1 час), подготовка договора (2 часа), подготовка закрывающих документов (1 час). Итого 6 часов оперативной работы с документами и складом. Час работы Васи обходится работодателю в 400 рублей (чистые васины + налоги и соцстрах), то есть эта вот работа — 2400 рублей. Не очень много, если учесть, что заказ будет большим. Пусть наш Вася больше ничего в компании не делает, только флешки с нанесением продаёт корпам, значит, за месяц он может обслужить 10 клиентов. То есть оперативная работа Васи обойдётся в 24 000, в год — 264 000 (1 месяц он в отпуске).
А теперь представим, что в компании есть CRM, в которой отображаются остатки на складе в режиме реального времени, включены шаблоны КП и договоров, есть печатные формы всей закрывающей документации. Васе не нужно перепечатывать и копипастить наименования, считать цены и стоимость, искать скидки, вбивать реквизиты, искать логиста и перебирать виды флешек по коробочкам — он всё это видит в CRM и заполняет документы в 10-20 кликов, выбирая точные наименования, условия скидок, услуги и т.д., отсылая всё это из почты в CRM клиенту. При самой низкой сноровке он потратит 1 час, то есть в 6 раз меньше. И компании в год его оперативная возня обойдётся в 44 000? Нет, больше — потому что Вася сможет обслужить гораздо больше клиентов. То есть накладные расходы на сделку сократятся, а количество сделок вырастет. В масштабах даже небольшого рекламного агентства это прямо норм.
Смоделируем: рынок конкурентный, не безграничный и Вася смог обслужить в среднем в месяц по 15 клиентов. По старой схеме компания бы за его рутину заплатила 396 000 рублей (11 месяцев * 15 клиентов * 2400 рублей). По новой схеме с CRM — 66 000 рублей. При этом 1 лицензия CRM на Васю стоила примерно 16 000 рублей навсегда, без аренды (представим, что компания купила единоразово 10 лицензий RegionSoft CRM Professional Plus). То есть чисто экономия на части процесса (на малой части!) уже окупает лицензию сотрудника. А ведь ещё и автоматизирован «дорогой» логист, склад и проч. То есть стоимость бизнес-процесса благодаря автоматизации становится ниже. А мы с вами ещё не посчитали увеличение дохода за счёт прибывших клиентов, на которых у Васи стало хватать времени.
А теперь вернёмся к вопросу экономического эффекта от внедрения системы автоматизации. Можно провести расчёт для каждого этапа всех процессов в компании и каждого задействованного сотрудника — в конечном итоге получится примерный эффект. Только не забывайте, что для оценки стоимости владения системой вам понадобится рассчитать интегральный показатель совокупной стоимости владения (Total Cost of Ownership, TCO), который включает затраты, связанные с приобретением, внедрением и эксплуатацией АСУ; а «стоимость» сотрудника и часа его работы следует рассчитывать не по чистой заработной плате, а по ФОТу, социальным затратам, косвенным затратам (оргтехника, содержание офиса, интернет и т.д.)
Не забывайте, что ТСО для облачных систем нужно умножать на количество используемых месяцев и он будет постоянно расти за счёт периодических платежей, а для десктопных систем ТСО чаще состоит из единовременного платежа за лицензии (ну или рассрочки), стоимости доработки, поддержки и обновлений. Иногда компании выгоднее иметь ТСО хоть и больше, но распределённым во времени — для таких компаний мы, например, и для десктопной RegionSoft CRM предлагаем аренду с возможностью выкупа ПО после 7 месяцев аренды и кучей других бонусов.
Средства автоматизации бизнеса
Система автоматизации — это всё то, что превращает часть ручного труда в машинный, автоматический, переводит в сферу инженерных и информационных технологий. В принципе, к средствам автоматизации бизнеса (который включает в себя всё, от тендеров до производственного процесса) можно отнести все средства: станки, оборудование, робототехнику, программное обеспечение, каналы связи, сети и проч. Это огромный пласт знаний, который относится к каждой конкретной организации. Но в разрезе автоматизации бизнес-процессов, как правило, рассматривается программное обеспечение + сопутствующее аппаратное обеспечение (сервера, VDS, штрихкодеры, кассы, электронные ценники, терминалы, карты, СКУД и т.д.)
Мы в рамках Хабра и своих компетенций тоже будем говорить о программах, которые позволяют бизнесу автоматизировать по большей части оперативную работу.
Как выбрать средство автоматизации?
Есть два основных пути выбрать систему автоматизации бизнеса.
CRM как частный случай автоматизации бизнеса
CRM-система — один из самых популярных инструментов автоматизации малого и среднего бизнеса. И если раньше CRM-система автоматизировала только отдел продаж и немножечко маркетинг, то сейчас большинство современных решений на рынке представляют собой универсальные бизнес-комбайны. Например, наша редакция RegionSoft CRM Enterprise Plus уже фактически полноценная ERP и может в одной программе: автоматизировать продажи, управление проектами, задачами, KPI, работу с первичными документами, включает в себя почту, телефонию, мультивалютный учёт, логистику, складской учёт, кассовый учёт, многопередельное производство, механизм расчётов, имеет более 100 типовых отчётов, различные конструкторы и, конечно, механизм автоматизации бизнес-процессов. А кроме этого, раз в 2-3 года выходят мажорные релизы, которые добавляют самые востребованные функции к уже существующим. Вся эта история называется сквозной автоматизацией — самым безопасным и удобным способом автоматизации, когда практически вся компания может работать в одной информационной среде.
CRM-система на сегодняшний день это базовый элемент автоматизации, понятный и остро необходимый, особенно в кризис, особенно для распределённой команды. Да что там говорить — необходимый всегда!
Однако, выбирая CRM, как и любое другое средство автоматизации, нужно помнить о трёх главных правилах:
У нас действует акция «Осень вступает в свои права» — вы можете купить RegionSoft CRM на очень хороших условиях:
Мультик про Нехочуху, если вы вдруг не олд и не бумер: