бухгалтерские регистры что это такое
Регистры бухгалтерского учета
О том, что показатель документа в бухгалтерском учете называется регистром, начинающим бухгалтерам рассказывают еще на первом курсе института. Ведь документы — это альфа и омега любой бухгалтерии. Все учетные регистры бухгалтерского учета должны соответствовать требованиям статьи 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, а также Положений по бухгалтерскому учету (ПБУ) и быть прописаны в учетной политике организации. Применяемый в компании перечень регистров бухгалтерского учета зависит от того, какие счета бухучета она применяет и какую деятельность ведет. Ведь порядок регистрации, систематизации и накопления данных напрямую связан с первичными документами, участвующими в процессе хозяйственной деятельности. Сперва в бухгалтерию поступают первичные документы, на основании данных из них заполняются регистры бухучета, которые, в свою очередь, позволяют отразить сводную информацию на счетах. В конечном итоге полученные данные используются для составления финансовой отчетности.
Виды регистров
Фактически бухгалтерские регистры — это журналы-ордера и различные карточки, справки и ведомости, например, самая главная — оборотно-сальдовая («шахматная»), на основании данных которой составляют баланс. Поэтому логично, что регистры бухгалтерского учета по назначению подразделяются на:
Первые ведутся по определенным учетным счетам и их примером можно назвать как раз оборотно-сальдовую ведомость или главную книгу. Также к систематическим документам относятся карточки, в которые бухгалтер записывает какие-либо события хозяйственной жизни. Хронологические служат для регистрации событий хозяйственной деятельности за определенный период времени, чаще всего за месяц. Именно так ведутся большинство журналов-ордеров. Эти два типа регистров бухучета дополняют друг друга, существует даже так называемое правило Мендеса:
Сумма оборотов в хронологических регистрах равна оборотам по дебету или кредиту систематических регистров.
Поэтому на практике для удобства бухгалтеров часто используются регистрирующие документы комбинированного типа. Например, журнал — главная книга, распространенная в небольших компаниях.
По степени обобщения информации бывают регистры аналитического учета и синтетического. Ярким примером синтетических учетных документов является все та же оборотно-сальдовая ведомость. В ней бухгалтер фиксирует информацию по каждому синтетическому счету за определенный период об остатках на начало и конец периода, а также об оборотах за период. Выглядит этот документ так:
Аналитическую информацию, то есть не только реквизиты операции, но и краткое ее содержание, бухгалтер записывает в специальные ведомости или карточки. Например, это может быть бухучет материалов, товаров, основных средств или расчетов с контрагентами. Покажет, что такое регистры бухгалтерского учета, пример аналитической унифицированной инвентарной карточки основных средств:
Формы
Поскольку учетные регистры в бухгалтерском учете используются для записи информации обо всех текущих операциях, их можно вести как в бумажной, так и в электронной форме. Электронные документы можно распечатывать по мере необходимости. Для их оформления обычно используются специализированные бухгалтерские программы, которые позволяют автоматизировать процесс разнесения информации по счетам, а значит, и по журналам-ордерам и ведомостям непосредственно из первичного документа.
В настоящее время организации могут применять как унифицированные бланки любых учетных документов, так и разрабатывать их самостоятельно. Никаких ограничений в этом вопросе нет. Главное — закрепить используемую форму в учетной политике. Перечень регистров бухгалтерского учета для учетной политики по внешнему виду можно разделить на:
Надо отметить, что отдельные листы необходимо подшивать в папки, а также их данные вносятся в специальные реестры. Аналогичное правило действует и для карточек.
Реквизиты и правила ведения
Хотя обязательности применения хозяйствующими субъектами унифицированных бланков в настоящее время законодательство не предусматривает, существует перечень обязательных реквизитов, который должна содержать бухгалтерская документация:
Всю информацию, отраженную в документации, обязательно заверяет своей подписью уполномоченное лицо, которое и сделало эти записи. В отличие от первичных документов, в учетных регистрах допускаются исправления выявленных ошибок и недочетов. Для этого нужно зачеркнуть неверно написанные сведения одной чертой, написать верные сверху и заверить исправление подписью. Кроме того, можно применить метод сторно, то есть исправить данные путем внесения еще одной записи красными чернилами. Применять корректор или стирать ошибки не рекомендуется.
Порядок хранения
Хранить бухгалтерскую документацию необходимо в специально отведенном для этого помещении на стеллажах или в шкафах. О сроках хранения сказано сразу в двух основных нормативно-правовых актах:
При этом срок в 4 года, установленный НК РФ, начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документация использовалась в последний раз для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов. Кроме того, для отдельных видов регистров может быть установлен более длительный срок хранения. Например, ведомости по зарплате нужно хранить в течение 75 лет.
Поэтому обеспечивать сохранность некоторых регистров организация обязана на протяжении всего периода деятельности, а после передать их на хранение в архив.
Образцы форм регистров бухгалтерского учета — 2020 можно скачать ниже.
Бухгалтерские регистры что это такое
Статья 10. Регистры бухгалтерского учета
1. Данные, содержащиеся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета.
2. Не допускаются пропуски или изъятия при регистрации объектов бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета, регистрация мнимых и притворных объектов бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета. Для целей настоящего Федерального закона под мнимым объектом бухгалтерского учета понимается несуществующий объект, отраженный в бухгалтерском учете лишь для вида (в том числе неосуществленные расходы, несуществующие обязательства, не имевшие места факты хозяйственной жизни), под притворным объектом бухгалтерского учета понимается объект, отраженный в бухгалтерском учете вместо другого объекта с целью прикрыть его (в том числе притворные сделки). Не являются мнимыми объектами бухгалтерского учета резервы, фонды, предусмотренные законодательством Российской Федерации, и расходы на их создание.
(часть 2 в ред. Федерального закона от 21.12.2013 N 357-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
3. Бухгалтерский учет ведется посредством двойной записи на счетах бухгалтерского учета, если иное не установлено федеральными стандартами. Не допускается ведение счетов бухгалтерского учета вне применяемых экономическим субъектом регистров бухгалтерского учета.
(в ред. Федерального закона от 21.12.2013 N 357-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
4. Обязательными реквизитами регистра бухгалтерского учета являются:
1) наименование регистра;
2) наименование экономического субъекта, составившего регистр;
3) дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;
4) хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;
5) величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
6) наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
7) подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
5. Формы регистров бухгалтерского учета утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы регистров бухгалтерского учета для организаций бюджетной сферы устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.
(в ред. Федерального закона от 26.07.2019 N 247-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
6. Регистр бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
7. В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление регистра бухгалтерского учета другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа изготавливать за свой счет на бумажном носителе копии регистра бухгалтерского учета, составленного в виде электронного документа.
8. В регистре бухгалтерского учета не допускаются исправления, не санкционированные лицами, ответственными за ведение указанного регистра. Исправление в регистре бухгалтерского учета должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, ответственных за ведение данного регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
9. В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации изымаются регистры бухгалтерского учета, в том числе в виде электронного документа, копии изъятых регистров, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в состав документов бухгалтерского учета.
Что такое регистры бухгалтерского учета и для чего они предназначены?
Бухучёт является неотъемлемой частью нормальной деятельности любого предприятия – и даже залогом эффективности его работы. С явлением связаны многие процессы, документы и правила. В данной статье мы рассмотрим вопросы: что такое регистры бухгалтерского учета и для чего их используют?
Что это?
Для начала дадим краткое определение.
Регистры бухучёта – важная составная часть бухгалтерской деятельности: эти элементы способствуют сохранению и упорядочению сведений, содержащихся в первичной финансовой и налоговой документации.
Регистры необходимы для систематизации хозопераций на бухгалтерских счетах. При этом они могут по-разному оформляться. Содержат их в спецжурналах и на листах. Всё больше их ведение организуется с применением компьютеров.
Примечание 1. Если учётные регистры на предприятии ведутся с помощью ПК, важно предусмотреть возможность предоставления соответствующей информации на бумаге, в виде документа – физического носителя.
До 2013 года все сведения, что содержали в себе регистры бухучёта, относились к категории коммерческой тайны.
Сегодня они выполняют две функции в контексте хозяйственной деятельности учреждений/компаний:
Теперь, когда мы знаем общую суть явления, можно перейти к рассмотрению отдельных моментов работы с регистрами, их видов, правил хранения и т.д.
Назначение регистра бухучёта
Эффективность деятельности предприятий находится в прямой зависимости от того, насколько эффективно осуществляется контроль финансовых поступлений и расходов. Это имеет связь с отражением итогового баланса. Всем этим занимается бухгалтерский отдел, без которого развитие любой компании невозможно.
Примечание 1. Даже если представить, что какой-то начальник предпочёл бы обходится без указанного инструмента финансового самоконтроля, делать это всё равно приходится. Федеральный закон “О бухгалтерском учёте” от 06 декабря 2011 года №402-ФЗ обязывает юрлиц передавать Федеральной налоговой службе информацию о фактическом балансе, имеющихся долгах и пр.
Фактически, нет возможности уклониться от ведения бухучёта.
Для каких же целей их (регистры) используют? Если простыми словами: из всего вышесказанного следует, что главное назначение регистров – систематизация бухгалтерских сведений.
Какие сведения отражаются в форме?
До 2013 года использовалась единая для всех хозяйствующих субъектов форма регистра. Все юридические лица обязаны были соблюдать установленный образец. Сегодня же обстоятельства несколько иные.
То, как выглядит регистр, определяется руководителями организаций. Однако всё равно есть общие требования. Обязательно в документе есть:
Ниже мы перейдём к исследованию того, как классифицируются регистры.
Классификация
Есть всего три типа классификации. Рассмотрим существующие основания и то, какие документы относятся к каким типам.
Назначение
По этому основанию выделяют регистры:
В последнем случае применение разных способов отражения операций способствует их большей наглядности.
Обобщение информации
Здесь речь идёт о двух разновидностях.
Синтетический регистр. В таком документе указывают лишь дату операции и сумму.
Аналитический. Операция отражается не только через указание реквизитов, но и через её подробное описание.
Внутри типа также возможно использование гибридного документа.
Внешний вид
Это самое очевидное основание. Оно представляет, как регистр может выглядеть.
Всего тут четыре формы:
Использование тех или иных регистров определяется потребностями предприятия и принятым порядком документооборота.
Корректирование внесённых данных
Должностные лица, уполномоченные вносить данные в реестры и подписывать их, несут ответственность за отражение всех бухгалтерских операций. Они же отвечают и за детальное фиксирование информации на счетах.
Важнейшее условие хранения регистров – обеспечение защиты от доступа сторонних лиц. Также нужно обезопасить документы от внесения нелегальных корректировок.
Примечание 2. Разглашение сведений, которые есть в регистрах и запрещены к распространению, подразумевает ответственность перед законом.
Как исправление обнаруженной ошибки выглядит на практике? Нюансы есть следующие:
Требований не так много, но их крайне важно соблюсти.
Как хранится документ?
Как бы это не было банально, нужно отметить некоторые важные нюансы хранения регистров. Вся бухгалтерия размещается в таких помещениях/ёмкостях/ящиках, которые защищают документы от влаги, прямого света и прочих деструктивных явлений. Обычно в роли таких мест выступают сейфы, специальные ячейки, шкафы и прочее.
То, сколько следует хранить обозначенные документы, предписано статьёй 29 Федерального закона от 06 декабря 2011 года за номером 402 – “О бухгалтерском учете”. Кроме того, данный момент регулирует пункт 8 статьи 23 части первой Налогового кодекса России. В первом случае обозначен срок 5 лет с момента окончания отчётного периода. Во втором – минимум 4 года после начала налогового периода.
Такое пристальное внимание к временным рамкам хранения объясняется иногда возникающей необходимостью поднимать архивы. Частая причина – судебные процессы. Причём не обязательно должна быть прямая связь с самой организацией: возможна какая-либо тяжба с участием одного из работников.
Примечание 3. Иногда регистры содержат дольше. Например, зарплатные ведомости хранятся 75 лет с момента их создания и регистрации.
Пример
Чтобы лучше понять, чем является по сути регистр учёта, необходимо рассмотреть пример. Наглядная подача облегчает усвоение материала.
Один из самых распространённых регистров в учёте – оборотно-сальдовая ведомость. Она особенно часто используется, если нужно составить учётный баланс.
Сведения в рамках ОСВ оформляются таблицей, разделённой на три блока:
Предполагается, что в каждый блок данные вносятся и по дебету, и по кредиту. Как итог, конечная сумма по каждому из столбцов в норме совпадает.
Чтобы лучше усвоить суть ОСВ, ознакомьтесь с тем, как выглядит таблица по ведомости.
Таблица 1. Учётный регистр в бухучёте. Оборотно-сальдовая ведомость.
| Счёт | Сальдо на старте периода | Оборот | Сальдо в конце периода | |||
| Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | |
| 01 | ||||||
| 02 | ||||||
| … | ||||||
| Итог | ||||||
Примечание 4. При организации ведения бухучёта с применением специализированного программного обеспечения может быть необходимо учитывать такой факт: реестры ведут в специально назначенных формах – как в электронном виде, так и в бумажном. Примеры регистров на физическом носителе или в виртуальном формате – так называемая главная книга и/или ОСВ, описанная выше.
Конечно, кроме обозначенного вида рассматриваемого в статье явления, есть и другие, однако предложенный пример – наиболее понятный. Изучив его, можно глубже вникнуть в назначение регистров и лучше понять их важность.
Заключение
Все без исключения организации должны использовать регистры при осуществлении собственных хозяйственных мероприятий – это обязательство, определённое на законодательном уровне. Как мы уже отмечали выше, данная документация является основанием для формирования отчётности за конкретный рабочий период предприятия. Кроме того, она помогает систематизировать важнейшие бухгалтерские сведения, отражающие все операции компании.
Энциклопедия решений. Регистры бухгалтерского учета
Регистры бухгалтерского учета
На основе данных, содержащихся в регистрах бухгалтерского учета, составляется бухгалтерская (финансовая) отчетность (ч. 1 ст. 13 Закона N 402-ФЗ). Бухгалтерский учет в регистрах ведется методом двойной записи, если иное не установлено федеральными стандартами. При этом не допускаются:
— пропуски или изъятия при регистрации объектов бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета (ч. 2 ст. 10 Закона N 402-ФЗ);
— регистрация мнимых и притворных объектов бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета (ч. 2 ст. 10 Закона N 402-ФЗ);
— ведение счетов бухгалтерского учета вне применяемых экономическим субъектом регистров бухгалтерского учета (ч. 3 ст. 10 Закона N 402-ФЗ).
Эти правила обеспечивают исполнение требование о полноте и достоверности данных бухучета и отчетности, системности и целостности бухгалтерской информации о деятельности субъекта во избежание введения в заблуждение заинтересованных пользователей бухгалтерской отчетности.
Формы регистров бухгалтерского учета утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 5 ст. 10 Закона N 402-ФЗ). Формы регистров бухгалтерского учета для организаций госсектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством РФ.
— наименование экономического субъекта, составившего регистр;
— дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;
— хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;
— величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
— наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
— подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
При этом с 1 января 2013 года формы регистров бухгалтерского учета, утвержденные федеральными органами исполнительной власти до вступления в силу Закона N 402-ФЗ, не являются обязательными к применению (см. информацию Минфина РФ от 04.12.2012 N ПЗ-10/2012). Однако ранее утвержденные регистры можно использовать или брать за основу при разработке собственных форм. Каким конкретно образом в учетной политике закрепляется использование тех или иных регистров, в положениях по бухучету ничего не сказано. По нашему мнению, в учетной политике следует перечислить используемые формы и приложить их образцы.
Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах обеспечивают лица, составившие и подписавшие их (п. 20 Положения N 34н). В регистре бухгалтерского учета запрещены исправления, не санкционированные лицами, ответственными за его ведение. Исправление должно содержать дату, а также подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (ч. 8 ст. 10 Закона N 402-ФЗ, п. 21 Положения N 34н).
Регистр бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 6 ст. 10 Закона N 402-ФЗ). Регистры можно вести в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на машинных носителях информации. При ведении регистров бухгалтерского учета на машинных носителях информации, должна быть предусмотрена возможность их распечатки на бумаге (п. 19 Положения N 34н). Если законодательством РФ или договором предусмотрено представление регистра бухгалтерского учета другому лицу или в госорган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или госоргана изготавливать за свой счет на бумажном носителе копии регистра, составленного в электронном виде (ч. 7 ст. 10 Закона N 402-ФЗ).
Регистры бухгалтерского учета должны храниться в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Закона N 402-ФЗ).
Классификация учетных регистров бухгалтерского учета
Любые операции, выполняемые компанией, должны быть подтверждены первичкой. Именно из нее извлекаются все нужные для учета данные. Они регистрируются и распределяются на различных счетах. Для учета они фиксируются в учетных регистрах. Последние подразделяются на множество разновидностей. Классификация их исполняется по разным основаниям.
Классификация
Учетные регистры – это таблицы, составленные по специальной форме. Они нужны для фиксирования действий организации (расчеты, поступления и прочее) на счетах бухучета. Подразделяются на виды по следующим характеристикам:
Рассмотрим подробнее классификацию таблиц в зависимости от их вида:
Важно! Вся информация, размещенная в регистрах, должна быть достоверной. За достоверность сведений отвечает человек, который составлял и подписывал документы.
В регистры не могут вноситься незаконные корректировки. Система должна быть защищена от несанкционированных исправлений. Если нужно исправить ранее внесенную ошибку, инициируется специальная процедура. Нужно обосновать корректировку, а также заверить ее подписью. Также должна быть прописана дата внесения исправлений. Соответствующие правила оговорены статьей 10 ФЗ №402 от 6 декабря 2011 года «О бухучете». В этом же ФЗ указано, что сведения из регистров признаются коммерческой тайной. Если какие-либо лица будут разглашать рассматриваемые данные, за это накладывается ответственность.
Типы учетных регистров в бухучете
Существуют различные формы регистров. Каждая из них отличается своими особенностями. Перечень форм есть в ФЗ №402 от 6 декабря 2011 года. Это могут быть носители разных категорий. Рассмотрим типы таблиц, классифицируемые на основании своего вида:
Как правило, в компании используются различные формы учетных регистров.
Методы отражения сведений в регистрах
Сведения в регистрах могут отражаться различными методами. Выбранный способ будет называться техникой учетной регистрации. Если сведения вносятся в таблицу на основании документации, это будет именоваться разноской операции.
Запись может выполняться этими методами:
Методы записи определяются в зависимости от потребностей компании, особенностей вносимой информации.