бухгалтерия на аутсорсе что это
Что представляет собой бухгалтерский аутсорсинг
Услугами бухгалтерского аутсорсинга пользуются многие фирмы, в последние годы их число лишь возрастает. Чем привлекателен такой вариант ведения учета и всегда ли его использование может принести пользу бизнесу?
О чем речь?
Для ведения бухгалтерского учета не обязательно создавать отдельное структурное подразделение фирмы или нанимать бухгалтера. Бухучет может вести сторонняя компания, с которой подписывается договор на обслуживание. Это и есть бухгалтерский аутсорсинг. У такого способа ведения БУ множество плюсов, самый главный из которых – наличие команды профессиональных бухгалтеров, несущих ответственность за все учетные решения.
Выбирая вариант ведения БУ для фирмы, ориентируются на особенности конкретного бизнеса. Самостоятельное ведение учета часто предпочитают руководители мелких фирм. В такой организации директор может быть единственным учредителем (участник) либо сотрудников всего несколько человек. Фирма может работать, например, на УСНО-доходы, когда вести учет затрат не требуется; необходимо вовремя сдавать несложную отчетность и перечислять налоговые платежи. В данном случае даже ведение учета в специальной бухгалтерской программе с успехом заменяется расчетами в электронных таблицах или подобных им элементарных программах. Другой вариант – интернет-сервисы, многие из которых можно использовать в целях БУ не имея специального образования.
Бухгалтерское сопровождение клиентам, открывшим счет, предлагают и банки. Плата за такие услуги обычно низкая.
Рассмотрим некоторые особенности:
Для ведения среднего и крупного бизнеса нужна бухгалтерия как структурное подразделение фирмы. Обычно в штате несколько специалистов и главный бухгалтер.
Если решено воспользоваться аутсорсингом, встает вопрос, как правильно выбрать фирму-партнера.
Как выбрать фирму и не прогадать
Довольно часто бухгалтерская фирма выбирается по признаку дешевизны услуг, а другие факторы признаются второстепенными, что может привести к проблемам для бизнеса. Только комплексный подход сводит к нулю все риски, ведь учет, по сути, отдается в чужие руки, с минимальной возможностью оперативного контроля за работой бухгалтерии.
Функции и полномочия
Работа бухгалтера основывается на действующих законодательных нормах и подчиняется им. Это:
Нередко бухгалтер выполняет функции кадровика, аналитика, учетчика и экономиста, в особенности если речь идет о малом бизнесе. Очевидно, что и объем работы, которую берется выполнять сторонняя фирма, может быть разным.
Пример: руководитель считает целесообразным поручить партнерам только оперативный бухгалтерский учет и подготовку отчетности, а кадровые вопросы планирует решать на месте, в офисе – лично или через штатного сотрудника-кадровика.
При заключении договора на аутсорсинг каждая услуга прописывается отдельно. Оплата также будет производиться отдельно по каждому пункту: взаимодействие с банком, кассовый учет, общий учет, кадровые функции, и т.д. Аутсорсингом могут пользоваться и крупные фирмы, если им нужен опытный главбух, а штатные рядовые бухгалтеры уже есть.
Первичные документы, на основе которых ведется учет, предоставляет, как правило, руководитель фирмы, за ошибки, содержащиеся в них, отвечает также руководитель.
Аутсорсинговая фирма возьмет на себя ответственность, если имеет место именно ее ошибка, повлекшая за собой негативные последствия для клиента. С юридического лица вполне реально взыскать штрафы, пени, неустойки по договору.
Плюсом будет и возможность пользоваться услугами постоянно, ведь на аутсорсинге проблема соблюдения норм ТК РФ (отпуск, больничный бухгалтеру) для руководителя бизнеса отсутствует.
Нельзя обойти вниманием и ряд отрицательных моментов:
Договор на услуги аутсорсинговой фирмы необходимо внимательно изучить. В нем должны быть полностью учтены интересы клиента: соблюдение коммерческой тайны, передача дел другому сотруднику фирмы, оказывающей услуги, если прежний уволился или болеет. Эти «мелочи» обеспечивают непрерывный качественный учет на аутсорсинге.
Учет в режиме аутсорсинга обходится в целом дешевле, чем оформление бухгалтера в штат и выплаты ему согласно ТК РФ.
Преимущества и недостатки бухгалтерского аутсорсинга
Что представляет собой аутсорсинг
Аутсорсинг появился несколько лет назад и сейчас получает всё большее и большее распространение.
В переводе с английского слово «аутсорсинг» означает использование внешних ресурсов. Этот термин подразумевает передачу организацией некоторых видов или функций производственной предпринимательской деятельности по договору другой компании.
Аутсорсинговым компаниям доверяют, как правило, непроизводственные или же разовые, непериодические виды работ. К таковым могут относиться, например:
Кто может прибегать к аутсорсинговым услугам? Это выгодно прежде всего малому и среднему бизнесу, но и крупный бизнес может выводить часть обслуживающих функций за рамки компании.
В чем смысл аутсорсинга, почему он набирает популярность? Прежде всего, это рациональное использование собственных финансов, иными словами, экономия. Содержание первоклассного специалиста, будь то айтишник, бухгалтер или юрист, в штате компании на постоянной основе не всем по карману.
Иногда требуются разовые услуги профессионалов, ради которых держать полную штатную единицу также нерационально.
Далее рассмотрим все плюсы и минусы аутсорсинга на примере ведения бухгалтерии.
Способы получения бухгалтерских услуг
Организация не может работать без бухгалтера, даже применяя самую простую систему налогообложения, так как от ведения бухгалтерского учета фирмы не освобождены. Да и индивидуальным предпринимателям лучше работать в паре с бухгалтером, так как хоть они и не обязаны вести бухгалтерский учет, но ведение управленческого учета будет прекрасным подспорьем в бизнесе, а налоговое законодательство в нашей стране очень изменчиво.
Таким образом, бухгалтер — незаменимый друг бизнеса.
Как бизнес может получать бухгалтерские услуги:
Рассмотрим, плюсы и минусы аутсорсинга бухгалтерских услуг по сравнению со штатным бухгалтером. При этом бухгалтер-фрилансер будет сочетать в себе черты как штатного бухгалтера, так и компании-аутсорсера.
Что выбрать, решает в конечном счете собственник бизнеса. При этом он может сочетать штатного бухгалтера и аутсорсера. Например, один будет заниматься первичкой, внесением в программу начальных данных, а другой составлять отчеты и работать с налоговой.
Если предприниматель еще не определился с выбором бухгалтера и хочет вести учет сам, ему поможет наша статья «Обзор программ и сервисов для ведения бухгалтерии онлайн».
Основные отличия аутсорсера от штатного сотрудника
Основное отличие штатного работника от стороннего — это вид заключенного договора. Это же и является основным преимуществом аутсорсинга бухгалтерских услуг.
Со штатным сотрудником, работающим на ставке или даже удаленно, заключается трудовой договор. Отношения с таким работником регулируются Трудовым кодексом РФ.
С аутсорсером, будь это бухгалтер-фрилансер или же компания, заключается гражданско-правовой договор. И эти отношения регулируются Гражданским кодексом РФ.
Приведем сравнительную таблицу, основываясь на нормах законодательства. Из нее становятся очевидными преимущества аутсорсинга бухгалтерских услуг перед штатным бухгалтером:
И это не полный список различающихся параметров. Сюда же можно отнести более простую процедуру разрыва гражданско-правовых отношений по сравнению с трудовыми, а также тот факт, что ответственность исполнителя проще прописывается в гражданско-правовом договоре, чем в трудовом.
Ну и основное отличие — необходимость начисления взносов и исчисления НДФЛ с зарплаты штатника. Бухгалтер-фрилансер, как правило, является ИП или самозанятым, поэтому все взносы и налоги исчисляет самостоятельно. На выплаты, которые фирма переводит компании-аутсорсеру, никакие дополнительные суммы также не начисляются.
Покажем на примере:
Как видим, штатный работник обойдется фирме дороже примерно на 40%.
Решили обратиться к аутсорсеру, но не знаете, как оформить их услуги? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и получите пошаговый алгоритм, как учитывать в бухгалтерии и при расчете налогов договор с аутсорсером.
Минусы аутсорсинга
Обобщим еще раз плюсы аутсорсинга:
Однако существуют и проблемы бухгалтерского аутсорсинга, о которых нельзя не упомянуть:
Кто отвечает за ведение учета на фирме? Ответ есть в нашей статье.
Бухгалтер-фрилансер
Отдельно следует упомянуть бухгалтеров-фрилансеров, которые, как было сказано выше, объединяют в себе черты штатного бухгалтера и аутсорсера, то есть их плюсы и минусы.
Бухгалтеры-фрилансеры работают с микро- и малым бизнесом. В одиночку справиться с несколькими средними компаниями затруднительно.
Фрилансер обладает плюсами аутсорсеров. Никаких дополнительных трат на него не производится: ни взносов, ни налогов, ни затрат на оборудование рабочего места и обучение.
Вместе с тем он имеет минусы штатного сотрудника: может заболеть или уехать отдыхать. Платить за это не придется, но бухгалтер на это время может выпасть из рабочего процесса. Впрочем, бухгалтеры-фрилансеры, имея свободный график, зачастую относятся к своим выходным достаточно гибко и выходят на связь даже во время отдыха.
При этом фрилансер обладает и плюсами штатного работника. Это определенный человек, который ведет бухгалтерию, разбирается именно в вашей специфике и подберет оптимальный именно для вас вариант учета и налогообложения.
Что касается непрофессионализма и обычной человеческой непорядочности, ее можно встретить и у штатного работника, и в аутсорсинговой фирме, и у бухгалтера-фрилансера.
Чтобы максимально обезопасить себя от неприятностей, необходимо корректно составить гражданско-правовой договор с аутсорсером. Вы можете бесплатно скачать возможный вариант договора оказания бухгалтерских услуг, кликнув по картинке ниже:
Итоги
Аутсорсинг — передача части необходимой работы сторонним организациям. Большое распространение получает аутсорсинг юридических, бухгалтерских, ИТ-услуг. Основные плюсы аутсорсинга — экономия и возможность работать с высококвалифицированными специалистами, на содержание которых в штате нет средств. Но есть и минусы: обезличенность работы, риск раскрытия коммерческой тайны третьими лицами, невозможность непосредственно контролировать процесс.
Бухгалтерский аутсорсинг или штатный специалист: что лучше и дешевле?
Первый вопрос, который возникает у предпринимателя сразу же после регистрации компании: как вести учет — самому, взять бухгалтера в штат или воспользоваться бухгалтерским аутсорсингом? Выбор наиболее выгодного и удобного варианта зависит от множества факторов, которые следует учесть на начальном этапе.
Каждый вариант — самостоятельное ведение учета, штатный бухгалтер и бухгалтерский аутсорсинг — имеет как плюсы, так и минусы. Но минусы, как правило, возникают только в одном случае — когда ваши ожидания не совпадают с результатом, который вы хотите получить. Чтобы такой ситуации не возникало, стоит разобраться в особенностях каждого варианта.
Сразу стоит отметить, что маленьким фирмам бухгалтерскую работу можно отдавать на аутсорс. Что касается среднего бизнеса и крупного, то без отдельно выделенного человека им не обойтись. Если у небольшой компании в среднем 300 операций проходит в месяц, то в крупной столько операций проходит в день. Поэтому им нужен человек, который будет держать руку на пульсе и решать проблемы здесь и сейчас.
Сам себе бухгалтер
Обычно такую роль выбирают себе предприниматели со статусом ИП. Они понимают, что обороты у их бизнеса будут небольшие, и хорошо оценивают свои возможности. Например, ИП на УСН 6% без работников заниматься учетом несложно: информация об уплате налога и сдаче отчетности есть на всех специализированных сайтах, в том числе на официальном сайте ФНС.
В целом у небольших предпринимателей есть три возможности, как заниматься бухгалтерией самостоятельности, без помощи отдельного специалиста:
1. Воспользоваться бухгалтерским сервисом
Подобные онлайн-сервисы специально создавались для людей, которые не разбираются в бухгалтерии. Электронные бухгалтеры готовят отчетность, считают налоги и помогают с выставлением счетов и других необходимых документов. Сейчас на рынке их достаточно много. Внимательно изучайте возможности каждого, чтобы сделать правильный выбор.
Поможем справиться с любой бухгалтерской рутиной в несколько кликов
2. Выбрать бухгалтерское сопровождение от банка
Ведение бухгалтерии сейчас берет на себя множество банков, но при условии, что вы откроете у них счет. Обратите внимание на Эльба.Банк с предложением «Банк + бухгалтерия за 0 рублей в месяц». В зависимости от потребностей бизнеса разработано несколько тарифных планов с различными опциями.
3. Вести расчеты вручную
Олдскульный вариант в виде расчетов в Excel и на калькуляторе подходит тем, кто хорошо разбирается в механизме подсчета налогов, готов отслеживать сроки сдачи отчетности и не боится ошибиться при заполнении декларации. В отличие от ведения бухгалтерии онлайн, которое подразумевает в том числе напоминания о сроках сдачи отчетности и различные подсказки, в этом случае вам придется надеяться только на свою память.
В поисках бухгалтера
Многие предприниматели вообще не хотят работать с цифрами и браться за расчеты. Кроме того, некоторые из них изначально рассчитывают на большие обороты и планируют нанимать много сотрудников. В их случае лучше сразу привлечь к работе бухгалтера, который поддержит это развитие и будет разбираться в тонкостях бизнеса и отслеживать законодательные изменения, связанные с системами налогообложения.
Таким предпринимателям неважно, сколько стоит делегирование бухгалтерской функции, главное для них — самим не заниматься бухгалтерией. Закрыть эту потребность они могут двумя способами:
Как нанять бухгалтера
Искать бухгалтера — это примерно то же самое, что выбирать ноутбук. Обычно ориентируешься на несколько внешних параметров, не особо погружаясь в детали. Если не особо разбираешься во внутренних процессах, то выберешь скорее самый дешевый вариант. Но такой подход неверный.
Некоторые домысливают те параметры, которые хотят увидеть в специалисте. Например, предприниматели могут обращать внимание на возраст человека: немолодой — значит опытный или молодой — значит прогрессивный.
Тем не менее есть перечень основных обязанностей бухгалтера, которые могут варьироваться в зависимости от специфики бизнеса.
Иногда компании проще привлечь удаленного сотрудника. Но здесь возникает сложность в выборе специалиста, особенно если цены, казалось бы, за одну и ту же услугу заметно разнятся. Когда на рынке несколько бухгалтеров предлагают ведение учета за разную цену, важно в каждом отдельном случае уточнять, что именно входит в услугу.
О чем нужно договориться с удаленным бухгалтером на начальном этапе
Об объеме работы
Важно обговорить, что он будет делать, какие операции осуществлять. Будет ли он в случае возникновения каких-либо проблем общаться с налоговой? Понесет ли ответственность за свою работу? Или вам нужен бухгалтер, который будет помогать только консультациями?
Ошибка предпринимателей № 1
Зачастую предприниматели не обговаривают объем услуг, который собираются спрашивать с бухгалтера. Не все заключают соответствующий договор, чтобы зафиксировать обязанности и ответственность исполнителя и заказчика. Для этого достаточно использовать даже шаблонный договор о бухгалтерских услугах. Даже переписка буде имеет юридическое значение в случае возникновения проблем.
О порядке ведения учета
Поинтересуйтесь у бухгалтера, где будет вестись учет? Будет ли у вас доступ к учетной системе? Передаст ли бухгалтер базу клиенту или оставит себе?
Ошибка предпринимателей № 2
Делегируя ведение бухгалтерского учета, некоторые предприниматели никогда не видят и не знают, как ведутся дела, какая отчетность сдается. Еще реже они задумываются о том, что будет в случае расторжения договора с бухгалтером.
О бухгалтерских ИТ-программах
В каком сервисе будет работать бухгалтер? Сможете ли вы контролировать его работу? Как вы будете передавать первичные документы?
Ошибка предпринимателей № 3
Предприниматель не сразу может сообразить, что для контроля удаленного бухгалтера ему нужно работать с ним в одном бухгалтерском сервисе. Кроме того, он может забыть заранее обговорить удобный формат передачи первичных документов — проще всего делать это через бухгалтерский сервис с электронным документооборотом.
Порядочный бухгалтер всегда на начальном этапе сотрудничества предупредит, что и как правильно делать с точки зрения законодательства. Поэтому важно, чтобы предприниматель доверял своему бухгалтеру и рассказывал ему о своих планах. Например, если вы планируете выдавать заработную плату, то бухгалтер должен объяснить, что сначала необходимо оформить трудовой договор и подготовить соответствующие документы. Он посчитает, столько будет уходить на страховые взносы и в какие сроки нужно их уплачивать. Наконец, он предупредит об ответственности за задержку зарплаты.
Ищете бухгалтера? Найдем специалиста под специфику бизнеса и бюджет.
Есть такая поговорка: хороший бухгалтер стоит дорого, а плохой еще дороже. Она как раз о том, что ориентироваться только на цену при выборе специалиста не стоит. Возможно, опытный бухгалтер обойдется вам дороже, но зато вам не придется платить штрафы за его ошибки.
Аутсорсинг бухгалтерских услуг
На начальных этапах развития бизнеса часто имеет смысл обратиться в фирму, которая предоставляет бухгалтерские услуги на аутсорсе. Поскольку у малого бизнеса небольшие обороты, бухгалтер может подключаться к работе раз в неделю или даже раз в месяц. Ему не нужно вовлекаться в процесс с утра до вечера каждый день, поэтому вариант с аутсорсингом в этом случае подходит лучше всего.
Однако стоит сразу учесть специфику бухгалтерского аутсорсинга:
В документе ведомство напоминает о том, что нормы Федерального закона от 07.08.2001 № 115-ФЗ обязывают бухгалтеров информировать компетентные органы о подозрительных сделках своих клиентов. Сведения нужно передавать на сайте Росфинмониторинга после регистрации личного кабинета.
Таким образом, Росфинмониторинг обязывает аутсорсинговые фирмы контролировать всех клиентов, доступ к данным которых они имеют. Если они заподозрят, что их клиент причастен к экстремистской деятельности или терроризму или отмывает доходы, то они должны об этом сообщить в Росфинмониторинг, не уведомляя клиента.
Информационное сообщение наделало много шума. Оказалось, что далеко не все аутсорсинговые компании рады такому нововведению. В большинстве своем они и раньше отказывались работать с фирмами, которые ведут отмывочную деятельность, потому что беспокоятся о своей репутации.
Штатный бухгалтер, в отличие от аутсорсинговой фирмы не обязан регистрироваться на сайте Росфинмониторинга и передавать какую-либо информацию.
Аутсорсинговая компания, как правило, стоит намного меньше, чем трудоустройство бухгалтера в штат. Но штатный бухгалтер, в отличие от аутсорсингой фирмы — это всецело ваш человек, которого можно нагрузить дополнительными функциями.
Большие организации иногда совмещают два формата: штатный бухгалтер + аутсорсинговая бухгалтерия. Им нужен профессионал, который может дать оценку деятельности штатного бухгалтера, с этой целью они покупают на аутсорсе функцию главного бухгалтера. Таким образом, все механические операции (получение документов, внесение этих документов в систему и др.) делает штатный бухгалтер, а сведением информации и проверкой занимается главный бухгалтер на аутсорсе.
Такой подход позволяет компании экономить. Бухгалтер в штате получает хорошую зарплату, а за дополнительную услугу главбуха компания платит порядка 15 000 руб. в месяц. Если бы компания брала на эту должность отдельного человека, то затраты были бы гораздо больше. Передавая на аутсорс только эту важную часть работы, компания в итоге получает не только главбуха, но и юридическую ответственность за его работу.
Татьяна Евдокимова, ведущий эксперт, Контур.Бухгалтерия
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Бухгалтерия — это сложный мир, в котором далеко не все руководители компаний хотят разбираться, поэтому многие предпочитают нанять штатного бухгалтера, который будет сводить дебет с кредитом и сдавать все отчеты. Но что делать, если вашему бизнесу не нужен постоянный бухгалтер, ваша потребность — это вовремя сданные отчеты и отсутствие претензий со стороны проверяющих органов. Правильно — передать сдачу отчетности на аутсорсера.
Кто такой бухгалтер на аутсорсе
Если вы никогда не пользовались услугами бухгалтера-аутсорсера, то конечно, у вас могут возникнуть определенные вопросы:
По сути, бухгалтерский аутсорсинг ничем не отличается от иных видов аутсорсинга, кроме специфики своей деятельности — вы передаете учет своей компании в руки профессионального бухгалтера.
Кто несет ответственность за документы, если ведение учета передано на аутсорсинг
Тут ответ однозначный, учет в вашей компании может вести штатный бухгалтер или бухгалтер на аутсорсе, ответственность за качество учета всегда лежит на генеральном директоре или индивидуальном предпринимателе.
Кроме того, любая уважающая себя бухгалтерская компания страхует свою профессиональную ответственность на серьезные суммы. И в этом несомненное преимущество аутсорсинга бухгалтерии перед штатным бухгалтером.
Кто подписывает отчетность при ведении учета на аутсорсинге
Часто руководители компаний, нанимая бухгалтера на аутсорс считают, что они сняли с себя ответственность за ведение учета. Однако это далеко не так, ответственность за ведение и правильность учета лежит на руководителе компании.
Что касается подписи отчетности, то, как правило, бухгалтерская компания оформляет на клиента электронно-цифровую подпись, и все делается удаленно. Вы заходите в личный кабинет или аккаунт, подписываете ЭЦП уж готовые отчеты и отправляете.
Как вариант, аутсорсер может получить доверенность на подписание отчетности и подписывать ее самостоятельно. Но это не значит, то за все допущенные ошибки он будет отвечать единолично.
Какую отчетность может сдать бухгалтер-аутсорсер
Бухгалтеры-аутсорсеры предлагают своим клиентам разные пакеты услуг:
На аутсорсинг можно передать как полный пакет отчетных документов, так и выбрать конкретные формы. Оптимальное содержание предприниматель выбирает сам, исходя из своих потребностей.
Опытный аутсорсер может сдать за вас следующие виды отчетности:
Аутсорсер может сдать за вас отчетность как с помощью электронных форм, так и на бумажном носителе. Вы можете оформить для него электронную цифровую подпись или сделать доверенность на сдачу отчетности.
Совет аутсорсеру: сформируйте несколько пакетов самых востребованных услуг и, если клиент сомневается, предложите готовые варианты решений. Не забудьте указать, какой объем работ, количество обрабатываемых документов, входит в каждый пакет.
Как перейти на аутсорсинговую бухгалтерию, кому она подходит
Передать бухгалтерию на аутсорсинг проще всего индивидуальным предпринимателям и организациям, которые осуществляют незначительные объемы сделок и различных операций.
Аутсорсинг не подойдет компаниям со специфическими требованиями к учету или для компаний, в которых руководитель привык видеть сотрудника на рабочем месте, в постоянном доступе для решения текущих вопросов — от покупки канцелярии до участия в выездной проверке. Хотя и таким клиентам аутсорсер готов оказывать услуги — просто стоить они будут гораздо дороже.
Перейти на удаленную бухгалтерию очень просто — нужно найти бухгалтерскую компанию или индивидуального бухгалтера, заключить с ним договор на ведение учета и приступить к работе. Сегодня компании предлагают несколько вариантов аутсорсинга:
Как предпринимателю выбрать бухгалтера-аутсорсера
Совет аутсорсерам: всегда предлагайте своим клиентам пробный период перед заключением основного договора, никогда не скрывайте как вы формируете цены на свои услуги и предложите перед заключением договора провести консультацию, чтобы быть в курсе дел компании и заодно, помочь определиться с пакетом услуг, который подойдет для клиента.
Как контролировать аутсорсера
Бухгалтер на аутсорсе для многих руководителей видится как «кот в мешке», не понятно, что он делает, как и когда проконтролировать его действия не ясно. На самом деле, уже не составляет труда вести контроль бухгалтера на удаленке, вот почему:
Поэтому, если вы думаете передать ведение учета вашей компании стороннему бухгалтеру, то не переживайте и смело доверяйтесь профессионалам.
Узнайте почему бухгалтерский аутсорсинг один из самых востребованных на сегодняшний день.
Важные моменты в договоре на бухгалтерский аутсорсинг
Если вы решились на передачу ведения своего учета бухгалтеру на аутсорсинг или вы сами оказываете подобные услуги, то обратите внимание на :
В Школе бухбизнеса мы разбираем все этапы работы с клиентами, изучаем правила ведения договорных отношений с клиентом и особенности защиты от финансовых рисков.