бухгалтер на первичку что делает
О первичных документах: для начинающих бухгалтеров
Продолжаем курс справочных материалов для тех, кто только знакомится с бухгалтерией.
Сегодня мы поговорим об основах первичной документации в бухгалтерии. Именно первичный документ «запускает» сбор и изменение информации на участках бухгалтерского учета, т.е. изменяют состояние бухгалтерских счетов. Давайте узнаем еще немного нового.
Первичная документация в бухгалтерии: что это такое?
Например: в офисе перенесли из одного угла в другой большущий такой ксерокс. Событие? Событие. Но нам никакого первичного документа оформлять не требуется. Тогда по каким критериям стоит отбирать события для оформления первичного документа? Давайте разбираться. Для этого будем опираться на наши знания.
Для поиска ответа на наш вопрос предлагаю вспомнить, какие два максимальных обобщения всей информации предприятия мы знаем? На какие два вида делится любая информация в бухгалтерском учете? Вспомнили? Это же «Актив» и «Пассив». Вспоминайте, «Актив» — это «Имущество» предприятия, а «Пассив» — это «Обязательства/Долги» нашего предприятия.
Вернемся к ксероксу. Чем он будет «Активом» или «Пассивом», т.е. «Имуществом» или «Обязательством/Долгом»? Согласитесь, что ксерокс — это «Имущество» фирмы. А перемещение ксерокса из угла в угол, как-то изменило это «Имущество», изменило информацию об этом? Стал ли ксерокс меньше или больше стоить? Исчез ли он или вдруг их стало два? Нет. Отсюда и нет надобности оформлять первичный документ, поскольку само «Имущество» не изменилось ни в качестве, ни в количестве.
А как тогда ксерокс мог бы изменить информацию так, чтобы нужно было оформить первичный документ? Для начала он мог бы сломаться так, что не подлежал бы ремонту, т.е. следующее его место пребывания — утиль. Т.е. на предприятии он уже бы не числился, поскольку пользу не приносит. Ксерокс попал бы под списание. Вот вам и название события (списание), которое необходимо зафиксировать первичным документом.
Итак, любое событие, изменяющее информацию об «имуществе» или «обязательствах/долгах» фирмы называется «Хозяйственной операцией», которая требует оформления «Первичного документа» с созданием «Проводки» по бухгалтерским счетам.
Названия первичных документов в бухгалтерском учете
Немного примеров. Предприятие занимается продажей Товаров или Продукции — выписывает первичные документы, называемые «Расходная накладная (Рнк)» или «ТОРГ-12» или «Реализация товаров» или «Товарный чек» или «Накладная».
А если фирма занимается услугами, то документ может называться: «Акт об оказании услуг» или просто «Оказание услуг».
Если предприятие получает деньги себе в кассу, то делает первичный документ с названием «Приходный кассовый ордер (ПКО)». Если же деньги выдаются из кассы, то документ будет — «Расходный кассовый ордер (РКО)»
В реальной жизни предприятия подмечено, что бухгалтера для одного вида событий по-разному называют первичные документы, а смысл остается один. Употребляются синонимы, но суть не меняется. Очень часто это происходит в первичных документах при продаже(реализации) товаров. Думаю, вы сами заметили, что я привел много названий для продающей фирмы.
Однако, большинство документов имеют одно название. Например, документы по кассе, что ПКО, что РКО — по-другому их никак не называют.
Первичная документация: как все запомнить?
Безусловно, замечательным способом ненавязчего запоминания «Хозяйственных операций» и «Первичных документов» служить наработка практического навыка «Составления проводок» и «Практического ведения бухучета», используя реальные задачи. Так происходит на наших занятиях. Там мы учимся составлять проводки и отрабатывать основные модели ведения бухучета, до получения отчетов в ОСВ.
Не все «Первичные документы» делают проводки, есть исключения. Самые распространенные первичные документы не делающие проводок, но именно их чаще всего использует предприятие — «Счет на оплату», «Платежное поручение», «Доверенность». Запомните — эти документы никогда не делают проводок. Их задача — сообщить, информировать.
Заключение
В качестве исключения имеются три самых распространенных вида документов не делающих проводок: «Счет на оплату», «Платежное поручение», «Доверенность».
Названия первичной документации могут различаться, но относится будут к одной хозяйственной операции. Для большинства самых распространенных «первичных документов» существуют по одному названию. Но есть и чемпион по количеству названий. Это событие (хозяйственная операция) связанная с продаже товаров или продукции.
Напоследок, отмечу, что «Первичные документы» служат основой для термина «бухгалтерский документооборот». Например, один из вариантов оформления документов при продаже товаров на предприятиях с общей системой налогообложения применение НДС, выглядит так:
А вот документооборот для всех предприятий:
Освоение схем документооборотов, я заметил, эффективней происходит когда решаешь практические задания, разбираешь их, сопоставляешь с уже имеющимися знаниями и «озадачиваешься» новыми моментами.
ВНИМАНИЕ!
1 декабря на «Клерке» стартует обучение на онлайн-курсе повышения квалификации для получения удостоверения, которое попадет в госреестр. Тема курса: управленческий учет.
Повышайте свою ценность как специалиста прямо на «Клерке». Подробнее
Первичная документация в бухгалтерии
Каждый бухгалтер сталкивался с «первичкой». Но однозначно определить, какие документы относятся к первичной документации, сложно даже профессионалам с многолетним опытом. Разный набор документов для бухгалтерского и налогового учета вносит еще больше неопределенности. Так что такое первичная документация в бухгалтерии и что нужно знать о ней? Разберем в статье.
Что такое первичная документация в бухгалтерии
Пример «первички» в бухучете — любой документ, подтверждающий сделки налогоплательщика. Речь идет о сделках, которые связаны с хоздеятельностью организации и имеют экономический смысл.
Вся первичная документация бухгалтерского учета описана в ФЗ №402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Документы нужно собирать и оформлять в соответствии с этим законом, чтобы подтвердить расходы и доказать ФНС правильность расчета налоговой базы.
Составлять первичный документ нужно в момент осуществления хозоперации, так как документ подтверждают ее совершение. Как правило, это делает поставщик. Перечень первичной документации в бухгалтерии, сопровождающих сделку, зависит от типа сделки и может отличаться. Особо внимательно нужно относиться к документам по сделкам, в которых вы выступаете покупателем, так как это ваши расходы и вы больше поставщика заинтересованы в правильном оформлении документов. Налоговая может не зачесть «первичку» с ошибками.
Хранение первичных документов
Первичку нужно хранить минимум 5 лет. В этот период ФНС может в любой день запросить документы у вас или ваших контрагентов, чтобы провести проверку. Также документы понадобятся в случае судебных споров.
Раньше для хранения документов требовались стеллажи, папки и много бумаги. Теперь, чтобы освободить место в офисе и сэкономить время и деньги, перенесите архив первички в электронный вид. Бухгалтерские сервисы помогают систематизировать документы и хранить их сканы в электронном архиве — в таком и искать документы проще. В списке сервиса проще отслеживать нехватку первички, закрытие, оплату и документы по сделкам. Электронные документы заверяют электронной подписью.
Если у компании не будет первичного документа, срок обязательного хранения которого еще не истек, она получит штраф от 10 до 30 тыс. рублей. Другая проблема потери документов — невозможность учесть расходы для расчета базы по налогу. В этом случае налоговая доначислит налог, и компании придется доплачивать.
Первичные документы делятся по стадиям бизнеса
Все сделки компании можно разделить на три этапа:
Первый этап — договор об условиях сделки. Его результатом будет договор и счет на оплату.
Второй этап — оплата по сделке. Первичные документы, подтверждающие оплату:
Третий этап — получение продукции. Требуется подтверждение факта получения покупателем товара или услуги, а продавцом — оплаты. Без подтверждающих документов налоговая не позволит учесть потраченные средства в расходах. Получение подтверждается:
Первичная документация в бухгалтерии список документов 2020
Сделки в разных компаниях существенно отличаются. Несмотря на это, есть перечень первичной документации, которая обязательна в бухгалтерии:
Этот список документов по сделкам не исчерпывающий, он может расширяться в зависимости от видов операций и особенностей учета в организации.
Формирование первичной бухгалтерской документации
Правила ведения первичной документации допускают составление ее по самостоятельно разработанным или унифицированным формам (ст. 9 № 402-ФЗ). Но помните, что юридическую силу имеет только документ, содержащий все необходимые реквизиты:
Формы первички, которые использует организация, закрепляются в учетной политике. В процессе работы может возникнуть потребность в обновлении или дополнении форм — это тоже фиксируется в учетной политике.
Рассмотрим первичные документы подробнее.
Договор
При заключении сделки стороны заключают между собой договор, в котором оговаривают все условия и детали будущих хозяйственных операций: сроки отгрузки товара, выполнения работ или оказания услуг, время для оплаты, способ расчетов и т.п.
Дополнительно в договоре фиксируются данные о предмете сделки и цене. Права и обязанности сторон тоже нужно прописать, чтобы в суде было легче урегулировать возможные споры.
Оптимально, если каждая сделка оформлена отдельным договором. Но компании нередко заключают с постоянными контрагентами один общий договор на ряд однотипных сделок сразу. Оформите два экземпляра договора с печатями и подписями сторон на каждом.
Письменная форма договора нужна не всегда. Например, для сделки по купле-продаже подтверждающим заключение документом выступает кассовый или товарный чек.
Счет на оплату
Счет на оплату — это документ, в котором продавец устанавливает цену на свои услуги или товары.
Покупатель соглашается с условиями поставщика в момент совершения оплаты. Законодатель не устанавливает форму счета, поэтому каждая компания составляет его по-своему. В счете прописывают условия сделки, сроки, порядок оплаты и поставки и т.д.
Подпись директора или главбуха на этом документе не обязательны (ст. 9 № 402-ФЗ). Но чтобы со стороны налоговой или контрагентов не возникало вопросов, лучше ими не пренебрегать. Счет на оплату не дает возможности предъявить требования поставщику — в нем лишь фиксируется цена покупки. Покупатель же сохраняет за собой право требовать возврата денег в случае нарушения условий договора или незаконного обогащения поставщика.
Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности (БСО)
Первичные документы из этой группы подтверждают факт оплаты полученных покупателем товаров или услуг.
К ним относятся кассовые и товарные чеки, платежные поручения и требования, бланки строгой отчетности. Платежку покупатель получает в банке, когда оформляет оплату безналичным платежом, а платежное требование может выставить поставщик. Товарный или кассовый чек поставщик выдает покупателю, когда тот оплачивает товар наличными деньгами.
Товарная накладная или товарный чек
Товарные чеки оформляют в двух случаях: при продаже товара физлицами или при продаже физлицам.
Товарные накладные, как правило, используют организации для оформления реализации товаров и их дальнейшего оприходования покупателем.
Как и договор, товарную накладную составляют в двух экземплярах. Один остается у поставщика, чтобы подтвердить передачу товаров, а второй получает покупатель для подтверждения оприходования.
Данные в накладной и счете-фактуре должны совпадать.
Лицо, которое отпускает товар, проставляет в накладной свою личную подпись и печать компании. А покупатель также заверяет документ подписью и печатью.
Акт оказанных услуг (выполненных работ)
Акт — это первичный документ для двух сторон, который служит подтверждением факта заключения и исполнения сделки, ее стоимости и сроков исполнения.
Его может составить заказчик или исполнитель. У каждой стороны есть свой экземпляр, который служит подтверждением того, что стороны не имеют претензий друг к другу и признали услугу и оплату за нее соответствующей договору.
Счет-фактура
Счет-фактура нужен для принятия НДС к вычету. Обычно они являются сопутствующим документом к товарной накладной или акту. Встречаются и счета-фактуры на авансы.
Фактуру обязаны выписывать все организации и предприниматели на ОСНО и другие, работающие с НДС.
Первичка в бухгалтерии: как с ней работать и как ее хранить
Первичная документация необходима для ведения бухучета и определения объема налоговых обязательств. Кто составляет такие документы, какие формы необходимо использовать, как правильно работать с первичкой, рассказывает статья.
Что входит в первичную документацию
Первичный документ — это любой документ, который выступает основой для бухгалтерской проводки, признания дохода или расхода в налоговом учете. К «первичке» относятся, например, накладная, акт, бухгалтерская справка, авансовый отчет и так далее.
Каждый документ первичного учета должен содержать семь обязательных реквизитов (п. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, далее — закон № 402-ФЗ):
Если одним первичным учетным документом оформлено нескольких связанных фактов хозяйственной жизни, то необходимо привести содержание всех этих фактов. Если «первичка» составляется на основании другого (оправдательного) документа, в котором содержится информация о факте хозяйственной жизни, необходимо сделать ссылку на этот оправдательный документ (пп. «в» п. 8, пп. «а» п. 9 ФСБУ 27/2021).
Еще больше про первичку эксперт расскажет на бесплатном вебинаре 6 октября: записывайтесь.
Работа с первичкой в бухгалтерии
Работа с первичными документами требует особой щепетильности. Оформляя их, необходимо:
1) позаботиться о наличии всех обязательных реквизитов;
2) составлять на русском языке или запастись построчным переводом, если документ на иностранном языке;
На необходимость перевода таких документов неоднократно указывал Минфин (см., например, письма от 20.01.2021 № 03-03-06/1/2476, от 29.04.2019 № 03-03-06/1/31506, от 09.12.2015 № 03-07-14/71801). Перевод может сделать как профессиональный переводчик, так и непосредственно налогоплательщик или его работник (письма Минфина РФ от 20.04.2012 № 03-03-06/1/202, от 14.09.2009 № 03-03-05/170, от 20.03.2006 № 03-02-07/1-66, УФНС России по г. Москве от 09.10.2006 № 20-12/89132.1).
Налогоплательщики могут получать от своих контрагентов-иностранцев документы, составленные по типовой форме. В этом случае делать перевод каждого документа не нужно — достаточно один раз перевести на русский язык постоянные показатели типовой формы. В дальнейшем потребуется переводить лишь изменившиеся показатели первичного документа (письмо Минфина РФ от 29.04.2019 № 03-03-06/1/31506)
3) составлять на бумаге или в электронном виде. Первичные учетные документы составляют (п. 5 ст. 9 закона № 402-ФЗ, общие положения методических указаний о применении форм первичных учетных документов, утвержденных Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н):
4) зафиксировать применяемые формы в учетной политике (ниже мы расскажем об этом подробнее).
5) составлять «первичку» в момент совершения хозяйственной операции или сразу же после нее;
6) право подписи первичных документов есть у руководителя, главного бухгалтера, сотрудников, ответственных за конкретную операцию, например, у кассира. Можно передать право подписи, составив:
В документе должны быть зафиксированы образцы подписей уполномоченных лиц. Реквизиты приказа или доверенности следует указать рядом с подписью и Ф.И.О. подписанта. На первичных документах нельзя использовать факсимиле вместо рукописной подписи (письмо Минфина РФ от 13.04.2015 № 03-03-06/20808).
При обнаружении ошибки допускается вносить исправления в первичный документ. Исключение составляет случай, когда нормативно-правовыми актами делать это запрещено. Пример — кассовые документы (ч. 7 ст. 9 закона № 402-ФЗ, п. 4.7 Указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций. » от 11.03.2014 № 3210-У). В них запрещено вносить правки. Если обнаружена ошибка при составлении кассового документа, его надо оформить заново.
Порядок внесения исправлений зависит от формы составления документа (пп. 19 — 21 ФСБУ 27/2021):
Все исправления независимо от формы составления документа и способа исправления должны содержать:
Перечень первичной документации в бухгалтерии
Нормативно-правовыми актами не установлены конкретные виды документов, которые должны применять экономические субъекты в качестве первичных учетных документов (письмо Минфина РФ от 25.07.2019 № 07-01-09/55572). Установлены лишь обязательные реквизиты первичных учетных документов, о которых мы рассказали выше.
Форму первичных документов компания определяет самостоятельно (ч. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Исключение составляют формы документов, которые в случаях, установленных законом, утверждают уполномоченные государственные органы. Например, для операций с денежными средствами формы документов (формы 0310001, 0310002, форма платежного поручения) утверждает Банк России (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012).
Информацию об используемых формах и список документов компания прописывает в учетной политике. Если организация разработает свои формы, их необходимо приложить к учетной политике. Бухгалтерские программы по умолчанию формируют унифицированные документы.
Законодательством РФ о бухгалтерском учете не установлены какие-либо ограничения на включение в первичные учетные документы дополнительных реквизитов (письма Минфина РФ от 20.07.2018 № 03-04-05/51201, от 04.02.2015 № 03-03-10/4547).
В примерный список «первички» входят:
Счет-фактура не является первичным учетным документом. У счета-фактуры и первичного документа разные задачи, они составляются в разных ситуациях и в разные сроки. Основания и порядок их оформления определены разными законодательными актами.
Первичный учетный документ составляется при совершении любого факта хозяйственной жизни и должен отражать его содержание. На основании данных первичных документов ведется бухгалтерский учет.
Счет-фактура необходим для вычета НДС (п. 1 ст. 169 НК РФ). Счет-фактуру поставщик (исполнитель) составляет в течение пяти календарных дней с даты отгрузки товаров (сдачи работ, услуг) либо с даты получения аванса (п. 3 ст. 168 НК РФ).
Ведение первичной документации в бухгалтерии
Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания. Допускается формировать такие документы с определенной периодичностью (сутки, неделя, месяц, квартал). При этом надо составлять их на отчетную дату. Таким образом, оформляют (пп. «б» п. 9 ФСБУ 27/2021):
Своевременное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие указанные документы (п. 30 ФСБУ 27/2021).
Отсутствие «первички» — грубое нарушением правил учета доходов и расходов, объектов налогообложения, что влечет взыскание штрафа (абз. 3 п. 3 ст. 120 НК РФ).
За грубое нарушение правил учета, которое не повлекло занижения налоговой базы, установлен штраф в размере:
Если в результате грубого нарушения правил учета произошло занижение налоговой базы, размер штрафа составляет 20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 тыс. рублей (п. 3 ст. 120 НК РФ).
Учет первичной документации в бухгалтерии
Учет первичной документации необходимо организовать так, чтобы каждый документ проходил систему регистрации внутри предприятия. Это необходимо для минимизации риска утери.
Учет «первички» состоит из нескольких этапов:
Для организации эффективной системы документооборота и обеспечения контроля сохранности документации необходимо разработать график документооборота. Его можно оформить и утвердить в качестве одного из приложений к учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008). В отношении каждого вида первичного учетного документа в графике нужно предусмотреть ответственного:
Хранение первичной документации в бухгалтерии
Первичная учетная документация хранится в течение 5 лет после окончания отчетного года (п. 1 ст. 2 закона № 402-ФЗ, п. 277 перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
При проведении проверки, а также при возникновении споров и разногласий документы необходимо хранить до принятия решения по делу.
ВНИМАНИЕ!
1 декабря на «Клерке» стартует обучение на онлайн-курсе повышения квалификации для получения удостоверения, которое попадет в госреестр. Тема курса: управленческий учет.
Повышайте свою ценность как специалиста прямо на «Клерке». Подробнее
Обязанности бухгалтера по первичной документации
Автор: Екатерина Соловьева Бухгалтер-консультант
Обязанности бухгалтера по первичной документации
Автор: Екатерина Соловьева
Бухгалтер-консультант
В 2019 году произошло расширение прав и уточнение обязанностей бухгалтера по первичной документации. Достаточно ли среднего профобразования для того, чтобы суметь полностью использовать новые возможности, и что делать главбуху, если ответ отрицательный, как решать серьезные проблемы с налоговой – читайте в нашей статье.
Что должен знать и уметь бухгалтер на первичке?
Требования к бухгалтеру на «первичке» по-прежнему определены (рекомендованы) пунктом 3.1.1 профессионального стандарта «Бухгалтер».
Однако с 6 апреля 2019 года указанный стандарт утвержден Приказом Минтруда России от 21.02.2019 № 103н (далее – Стандарт № 103н), а не приказом этого министерства от 22.12.2014 N№ 1061н (далее – Стандарт № 1061н). Сравнительный анализ стандартов смотрите в таблице 1.
Таблица 1. Необходимые умения и знания
Как видно из таблицы, профессиональное бухгалтерское сообщество прекрасно осознает рамки должности бухгалтера, собирающего «первичку». Круг взаимодействия такого бухгалтера очень важен, это:
Для достижения взаимопонимания необходимы умения управленца, например, коммуникативные навыки. Соответственно, разрешение проблем неизменно лежит на плечах главного бухгалтера. Тем более, что ошибки в первичной документации или не полностью собранная «первичка» чреваты серьезными проблемами с ИФНС. От просто бухгалтера ждут лишь, что он сумеет:
Для достижения этих целей необходима, как минимум, должностная инструкция.
Функции и должностные обязанности бухгалтера по первичной документации
Начиная с 26 июля 2019 года бухгалтерия вновь может рассылать письменные требования работникам, которые:
Такие изменения внес Федеральный закон от 26.07.2019 № 247-ФЗ в п. 3 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ.
Между тем, функционал бухгалтера на «первичке», определенный так же, как навыки и умения, пунктом 3.1.1 Стандарта № 103н совершенно не претерпел изменений по сравнению со Стандартом № 1061н (см. таблицу).
Как видим, ни о какой коммуникации здесь тоже речи не идет. Бухгалтер на «первичке» должен лишь выявить тех, кто:
Сообщение о нарушителях поступает непосредственно главному бухгалтеру. На практике это означает, что контролировать все документы вынужден главбух. Причем вопреки тому, что для него чисто физически это почти невозможно.
Права специалиста
Очевидно, что Стандарт № 1061н требует корректировок в части права на рассылку работникам-нарушителям письменных требований. Пока в большинстве должностных инструкций, составленных на основе профстандарта, права бухгалтера по «первичке» выглядят так:
Между тем, в пункте 3.3 представленного образца вполне можно заменить слово «запрашивать» на «требовать в письменном виде».
Должностная инструкция бухгалтера по первичной документации – образец
Вне зависимости от того, будет компания придерживаться рекомендаций профстандарта или нет, должностная инструкция обязательно должна:
В большинстве случаев компаниям проще составить инструкцию без требований стандарта. Например, если бухгалтер первичной документации имеет узкую специализацию, то правильнее будет указать, например, «составление форм КС-2 и КС-3», а не так как в стандарте – «составление (оформление) первичных учетных документов, в том числе электронных документов».
Отметим, что даже общие формулировки могут быть более емкими, чем в стандарте.
При разработке внутренних правил по первичному документообороту основные идеи и готовые тезисы вы можете почерпнуть из статей наших экспертов:
Изучив указанные статьи, главный бухгалтер нередко понимает следующее:
Появление таких мыслей – первый шаг к аутсорсингу. Отметим, что наши клиенты не только могут использовать на «первичке» услуги бухгалтеров с высшим образованием. Главное преимущество 1C-WiseAdvice – технологии. В частности, по обработке первичных документов мы используем нашу собственную технологию «Процессинг».
Мы на полном основании заявляем, что ничего не теряем, не забываем, не упускаем из виду. Кроме того, оперативный доступ к истории движения любого документа, полученного от клиента позволяет:
При этом в процессе взаимодействия клиенты сложностей не испытывают, так как наши разработчики использовали, в том числе и стандартные функции 1С. Ведь для учета, как это видно из нашего названия, мы используем именно эту, самую распространенную в России программу.
Мы формируем в комментариях замечания к качеству и наличию необходимых документов. При этом клиентам не обязательно просматривать каждый комментарий, так как все они синтезированы в удобный отчет, который они получают:
На первых порах некоторых клиенты, получив доступ к нашей 1С, постоянно отслеживают (в режиме онлайн) движение своей «первички», однако, спустя время, главбухи перестают использовать эту функцию, полностью доверяя нам.