бухгалтер на аутсорсинге что это

Бухгалтерский аутсорсинг или штатный специалист: что лучше и дешевле?

Первый вопрос, который возникает у предпринимателя сразу же после регистрации компании: как вести учет — самому, взять бухгалтера в штат или воспользоваться бухгалтерским аутсорсингом? Выбор наиболее выгодного и удобного варианта зависит от множества факторов, которые следует учесть на начальном этапе.

Каждый вариант — самостоятельное ведение учета, штатный бухгалтер и бухгалтерский аутсорсинг — имеет как плюсы, так и минусы. Но минусы, как правило, возникают только в одном случае — когда ваши ожидания не совпадают с результатом, который вы хотите получить. Чтобы такой ситуации не возникало, стоит разобраться в особенностях каждого варианта.

Сразу стоит отметить, что маленьким фирмам бухгалтерскую работу можно отдавать на аутсорс. Что касается среднего бизнеса и крупного, то без отдельно выделенного человека им не обойтись. Если у небольшой компании в среднем 300 операций проходит в месяц, то в крупной столько операций проходит в день. Поэтому им нужен человек, который будет держать руку на пульсе и решать проблемы здесь и сейчас.

Сам себе бухгалтер

Обычно такую роль выбирают себе предприниматели со статусом ИП. Они понимают, что обороты у их бизнеса будут небольшие, и хорошо оценивают свои возможности. Например, ИП на УСН 6% без работников заниматься учетом несложно: информация об уплате налога и сдаче отчетности есть на всех специализированных сайтах, в том числе на официальном сайте ФНС.

В целом у небольших предпринимателей есть три возможности, как заниматься бухгалтерией самостоятельности, без помощи отдельного специалиста:

1. Воспользоваться бухгалтерским сервисом

Подобные онлайн-сервисы специально создавались для людей, которые не разбираются в бухгалтерии. Электронные бухгалтеры готовят отчетность, считают налоги и помогают с выставлением счетов и других необходимых документов. Сейчас на рынке их достаточно много. Внимательно изучайте возможности каждого, чтобы сделать правильный выбор.

Поможем справиться с любой бухгалтерской рутиной в несколько кликов

2. Выбрать бухгалтерское сопровождение от банка

Ведение бухгалтерии сейчас берет на себя множество банков, но при условии, что вы откроете у них счет. Обратите внимание на Эльба.Банк с предложением «Банк + бухгалтерия за 0 рублей в месяц». В зависимости от потребностей бизнеса разработано несколько тарифных планов с различными опциями.

3. Вести расчеты вручную

Олдскульный вариант в виде расчетов в Excel и на калькуляторе подходит тем, кто хорошо разбирается в механизме подсчета налогов, готов отслеживать сроки сдачи отчетности и не боится ошибиться при заполнении декларации. В отличие от ведения бухгалтерии онлайн, которое подразумевает в том числе напоминания о сроках сдачи отчетности и различные подсказки, в этом случае вам придется надеяться только на свою память.

В поисках бухгалтера

Многие предприниматели вообще не хотят работать с цифрами и браться за расчеты. Кроме того, некоторые из них изначально рассчитывают на большие обороты и планируют нанимать много сотрудников. В их случае лучше сразу привлечь к работе бухгалтера, который поддержит это развитие и будет разбираться в тонкостях бизнеса и отслеживать законодательные изменения, связанные с системами налогообложения.

Таким предпринимателям неважно, сколько стоит делегирование бухгалтерской функции, главное для них — самим не заниматься бухгалтерией. Закрыть эту потребность они могут двумя способами:

Как нанять бухгалтера

Искать бухгалтера — это примерно то же самое, что выбирать ноутбук. Обычно ориентируешься на несколько внешних параметров, не особо погружаясь в детали. Если не особо разбираешься во внутренних процессах, то выберешь скорее самый дешевый вариант. Но такой подход неверный.

Некоторые домысливают те параметры, которые хотят увидеть в специалисте. Например, предприниматели могут обращать внимание на возраст человека: немолодой — значит опытный или молодой — значит прогрессивный.

Тем не менее есть перечень основных обязанностей бухгалтера, которые могут варьироваться в зависимости от специфики бизнеса.

Иногда компании проще привлечь удаленного сотрудника. Но здесь возникает сложность в выборе специалиста, особенно если цены, казалось бы, за одну и ту же услугу заметно разнятся. Когда на рынке несколько бухгалтеров предлагают ведение учета за разную цену, важно в каждом отдельном случае уточнять, что именно входит в услугу.

О чем нужно договориться с удаленным бухгалтером на начальном этапе

Об объеме работы

Важно обговорить, что он будет делать, какие операции осуществлять. Будет ли он в случае возникновения каких-либо проблем общаться с налоговой? Понесет ли ответственность за свою работу? Или вам нужен бухгалтер, который будет помогать только консультациями?

Ошибка предпринимателей № 1

Зачастую предприниматели не обговаривают объем услуг, который собираются спрашивать с бухгалтера. Не все заключают соответствующий договор, чтобы зафиксировать обязанности и ответственность исполнителя и заказчика. Для этого достаточно использовать даже шаблонный договор о бухгалтерских услугах. Даже переписка буде имеет юридическое значение в случае возникновения проблем.

О порядке ведения учета

Поинтересуйтесь у бухгалтера, где будет вестись учет? Будет ли у вас доступ к учетной системе? Передаст ли бухгалтер базу клиенту или оставит себе?

Ошибка предпринимателей № 2

Делегируя ведение бухгалтерского учета, некоторые предприниматели никогда не видят и не знают, как ведутся дела, какая отчетность сдается. Еще реже они задумываются о том, что будет в случае расторжения договора с бухгалтером.

О бухгалтерских ИТ-программах

В каком сервисе будет работать бухгалтер? Сможете ли вы контролировать его работу? Как вы будете передавать первичные документы?

Ошибка предпринимателей № 3

Предприниматель не сразу может сообразить, что для контроля удаленного бухгалтера ему нужно работать с ним в одном бухгалтерском сервисе. Кроме того, он может забыть заранее обговорить удобный формат передачи первичных документов — проще всего делать это через бухгалтерский сервис с электронным документооборотом.

Порядочный бухгалтер всегда на начальном этапе сотрудничества предупредит, что и как правильно делать с точки зрения законодательства. Поэтому важно, чтобы предприниматель доверял своему бухгалтеру и рассказывал ему о своих планах. Например, если вы планируете выдавать заработную плату, то бухгалтер должен объяснить, что сначала необходимо оформить трудовой договор и подготовить соответствующие документы. Он посчитает, столько будет уходить на страховые взносы и в какие сроки нужно их уплачивать. Наконец, он предупредит об ответственности за задержку зарплаты.

Ищете бухгалтера? Найдем специалиста под специфику бизнеса и бюджет.

Есть такая поговорка: хороший бухгалтер стоит дорого, а плохой еще дороже. Она как раз о том, что ориентироваться только на цену при выборе специалиста не стоит. Возможно, опытный бухгалтер обойдется вам дороже, но зато вам не придется платить штрафы за его ошибки.

Аутсорсинг бухгалтерских услуг

На начальных этапах развития бизнеса часто имеет смысл обратиться в фирму, которая предоставляет бухгалтерские услуги на аутсорсе. Поскольку у малого бизнеса небольшие обороты, бухгалтер может подключаться к работе раз в неделю или даже раз в месяц. Ему не нужно вовлекаться в процесс с утра до вечера каждый день, поэтому вариант с аутсорсингом в этом случае подходит лучше всего.

Однако стоит сразу учесть специфику бухгалтерского аутсорсинга:

В документе ведомство напоминает о том, что нормы Федерального закона от 07.08.2001 № 115-ФЗ обязывают бухгалтеров информировать компетентные органы о подозрительных сделках своих клиентов. Сведения нужно передавать на сайте Росфинмониторинга после регистрации личного кабинета.

Таким образом, Росфинмониторинг обязывает аутсорсинговые фирмы контролировать всех клиентов, доступ к данным которых они имеют. Если они заподозрят, что их клиент причастен к экстремистской деятельности или терроризму или отмывает доходы, то они должны об этом сообщить в Росфинмониторинг, не уведомляя клиента.

Информационное сообщение наделало много шума. Оказалось, что далеко не все аутсорсинговые компании рады такому нововведению. В большинстве своем они и раньше отказывались работать с фирмами, которые ведут отмывочную деятельность, потому что беспокоятся о своей репутации.

Штатный бухгалтер, в отличие от аутсорсинговой фирмы не обязан регистрироваться на сайте Росфинмониторинга и передавать какую-либо информацию.

Аутсорсинговая компания, как правило, стоит намного меньше, чем трудоустройство бухгалтера в штат. Но штатный бухгалтер, в отличие от аутсорсингой фирмы — это всецело ваш человек, которого можно нагрузить дополнительными функциями.

Большие организации иногда совмещают два формата: штатный бухгалтер + аутсорсинговая бухгалтерия. Им нужен профессионал, который может дать оценку деятельности штатного бухгалтера, с этой целью они покупают на аутсорсе функцию главного бухгалтера. Таким образом, все механические операции (получение документов, внесение этих документов в систему и др.) делает штатный бухгалтер, а сведением информации и проверкой занимается главный бухгалтер на аутсорсе.

Такой подход позволяет компании экономить. Бухгалтер в штате получает хорошую зарплату, а за дополнительную услугу главбуха компания платит порядка 15 000 руб. в месяц. Если бы компания брала на эту должность отдельного человека, то затраты были бы гораздо больше. Передавая на аутсорс только эту важную часть работы, компания в итоге получает не только главбуха, но и юридическую ответственность за его работу.

Татьяна Евдокимова, ведущий эксперт, Контур.Бухгалтерия

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Источник

Преимущества и недостатки бухгалтерского аутсорсинга

Что представляет собой аутсорсинг

Аутсорсинг появился несколько лет назад и сейчас получает всё большее и большее распространение.

В переводе с английского слово «аутсорсинг» означает использование внешних ресурсов. Этот термин подразумевает передачу организацией некоторых видов или функций производственной предпринимательской деятельности по договору другой компании.

Аутсорсинговым компаниям доверяют, как правило, непроизводственные или же разовые, непериодические виды работ. К таковым могут относиться, например:

Кто может прибегать к аутсорсинговым услугам? Это выгодно прежде всего малому и среднему бизнесу, но и крупный бизнес может выводить часть обслуживающих функций за рамки компании.

В чем смысл аутсорсинга, почему он набирает популярность? Прежде всего, это рациональное использование собственных финансов, иными словами, экономия. Содержание первоклассного специалиста, будь то айтишник, бухгалтер или юрист, в штате компании на постоянной основе не всем по карману.

Иногда требуются разовые услуги профессионалов, ради которых держать полную штатную единицу также нерационально.

Далее рассмотрим все плюсы и минусы аутсорсинга на примере ведения бухгалтерии.

Способы получения бухгалтерских услуг

Организация не может работать без бухгалтера, даже применяя самую простую систему налогообложения, так как от ведения бухгалтерского учета фирмы не освобождены. Да и индивидуальным предпринимателям лучше работать в паре с бухгалтером, так как хоть они и не обязаны вести бухгалтерский учет, но ведение управленческого учета будет прекрасным подспорьем в бизнесе, а налоговое законодательство в нашей стране очень изменчиво.

Таким образом, бухгалтер — незаменимый друг бизнеса.

Как бизнес может получать бухгалтерские услуги:

Рассмотрим, плюсы и минусы аутсорсинга бухгалтерских услуг по сравнению со штатным бухгалтером. При этом бухгалтер-фрилансер будет сочетать в себе черты как штатного бухгалтера, так и компании-аутсорсера.

Что выбрать, решает в конечном счете собственник бизнеса. При этом он может сочетать штатного бухгалтера и аутсорсера. Например, один будет заниматься первичкой, внесением в программу начальных данных, а другой составлять отчеты и работать с налоговой.

Если предприниматель еще не определился с выбором бухгалтера и хочет вести учет сам, ему поможет наша статья «Обзор программ и сервисов для ведения бухгалтерии онлайн».

Основные отличия аутсорсера от штатного сотрудника

Основное отличие штатного работника от стороннего — это вид заключенного договора. Это же и является основным преимуществом аутсорсинга бухгалтерских услуг.

Со штатным сотрудником, работающим на ставке или даже удаленно, заключается трудовой договор. Отношения с таким работником регулируются Трудовым кодексом РФ.

С аутсорсером, будь это бухгалтер-фрилансер или же компания, заключается гражданско-правовой договор. И эти отношения регулируются Гражданским кодексом РФ.

Приведем сравнительную таблицу, основываясь на нормах законодательства. Из нее становятся очевидными преимущества аутсорсинга бухгалтерских услуг перед штатным бухгалтером:

И это не полный список различающихся параметров. Сюда же можно отнести более простую процедуру разрыва гражданско-правовых отношений по сравнению с трудовыми, а также тот факт, что ответственность исполнителя проще прописывается в гражданско-правовом договоре, чем в трудовом.

Ну и основное отличие — необходимость начисления взносов и исчисления НДФЛ с зарплаты штатника. Бухгалтер-фрилансер, как правило, является ИП или самозанятым, поэтому все взносы и налоги исчисляет самостоятельно. На выплаты, которые фирма переводит компании-аутсорсеру, никакие дополнительные суммы также не начисляются.

Покажем на примере:

Как видим, штатный работник обойдется фирме дороже примерно на 40%.

Решили обратиться к аутсорсеру, но не знаете, как оформить их услуги? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и получите пошаговый алгоритм, как учитывать в бухгалтерии и при расчете налогов договор с аутсорсером.

Минусы аутсорсинга

Обобщим еще раз плюсы аутсорсинга:

Однако существуют и проблемы бухгалтерского аутсорсинга, о которых нельзя не упомянуть:

Кто отвечает за ведение учета на фирме? Ответ есть в нашей статье.

Бухгалтер-фрилансер

Отдельно следует упомянуть бухгалтеров-фрилансеров, которые, как было сказано выше, объединяют в себе черты штатного бухгалтера и аутсорсера, то есть их плюсы и минусы.

Бухгалтеры-фрилансеры работают с микро- и малым бизнесом. В одиночку справиться с несколькими средними компаниями затруднительно.

Фрилансер обладает плюсами аутсорсеров. Никаких дополнительных трат на него не производится: ни взносов, ни налогов, ни затрат на оборудование рабочего места и обучение.

Вместе с тем он имеет минусы штатного сотрудника: может заболеть или уехать отдыхать. Платить за это не придется, но бухгалтер на это время может выпасть из рабочего процесса. Впрочем, бухгалтеры-фрилансеры, имея свободный график, зачастую относятся к своим выходным достаточно гибко и выходят на связь даже во время отдыха.

При этом фрилансер обладает и плюсами штатного работника. Это определенный человек, который ведет бухгалтерию, разбирается именно в вашей специфике и подберет оптимальный именно для вас вариант учета и налогообложения.

Что касается непрофессионализма и обычной человеческой непорядочности, ее можно встретить и у штатного работника, и в аутсорсинговой фирме, и у бухгалтера-фрилансера.

Чтобы максимально обезопасить себя от неприятностей, необходимо корректно составить гражданско-правовой договор с аутсорсером. Вы можете бесплатно скачать возможный вариант договора оказания бухгалтерских услуг, кликнув по картинке ниже:

Итоги

Аутсорсинг — передача части необходимой работы сторонним организациям. Большое распространение получает аутсорсинг юридических, бухгалтерских, ИТ-услуг. Основные плюсы аутсорсинга — экономия и возможность работать с высококвалифицированными специалистами, на содержание которых в штате нет средств. Но есть и минусы: обезличенность работы, риск раскрытия коммерческой тайны третьими лицами, невозможность непосредственно контролировать процесс.

Источник

Бухгалтерское обслуживание на аутсорсинге

Экономия без финансиста. Нужно ли отдавать ведение бухгалтерии фирмы на аутсорсинг

Рано или поздно любой компании приходится решать проблему оптимизации собственных расходов. Сокращения издержек каждая фирма добивается по-разному, в зависимости от профиля. Однако есть общий для всех вариант экономии: отдать выполнение части рабочих функций сторонней организации — на аутсорсинг.

Все более популярной становится не только практика передачи простых курьерских или логистических работ на откуп специализированным компаниям, но и привлечение суперпрофессионалов, например, для бухгалтерского обслуживания. Многие компании предпочитают отдавать этот процесс на аутсорсинг, потому что зачастую это дешевле, чем держать своих бухгалтеров. Не нужно заботиться о размещении сотрудников, оборудовании их рабочих мест, к тому же можно сэкономить на зарплатных налогах. При этом качество работы не страдает, агентства даже утверждают, что квалификация их сотрудников превышает уровень подготовки специалистов, которых могут себе позволить компании малого бизнеса. В любом случае бухгалтерская компания обязуется в полном объеме возместить клиенту убытки, связанные с взысканием государственными органами санкций (штрафов, пеней), причиной начислений которых явилось недобросовестное исполнение обязанностей по заключенному договору. А вот накажут ли проштрафившегося собственного бухгалтера фирмы — зависит от решения вышестоящего руководства.

Стоимость услуг бухгалтерского обслуживания

Стандартный набор бухгалтерских услуг, предоставляемых агентствами, включает в себя постановку бухгалтерского учета или его восстановление, ведение учета, персонифицированный учет (система учета сведений о страховой и накопительной частях пенсий), учет кадров и зарплаты. При этом тарифы на обслуживание определяются количеством необходимых хозяйственных операций. Стоимость услуг зависит также от схемы налогообложения, степени автоматизации учета, количества сотрудников компании, наличия филиалов и рода деятельности. Например, стоимость нулевой отчетности у разных компаний варьируется от 1,5 тысячи до 3 тысяч за квартал. Поэтому реальную выгоду от передачи бухгалтерских функций на аутсорсинг следует тщательно просчитать, прежде чем заключать договор на бухгалтерское обслуживание. Поскольку небольшая компания, в которой трудится десяток человек, занимающихся одним видом деятельности, может обойтись и самостоятельным бухучетом, который несложно вести с помощью специальных программ.

Нужен бухгалтер?

Если вы не хотите разбираться в проводках, бухгалтерских справках, балансе и отчетности, наши бухгалтеры возьмут эту работу на себя.

Выбор обслуживающей компании

При выборе компании на бухгалтерское обслуживание одним из главных критериев оценки должна являться благонадежность. Неблагонадежная компания может принести множество проблем, от ошибки в документах или несоблюдения сроков, указанных в договоре на бухгалтерское обслуживание, вплоть до раскрытия конфиденциальной информации. Поэтому следует убедиться в том, что компании можно доверять, еще до обращения в нее. Этот параметр можно оценить по рекомендациям клиентов, членству фирмы в профессиональных сообществах (таких, например, как Палата налоговых консультантов) и наличию сертификаций. О надежности компании также можно судить по ее возрасту: высокое качество услуг обеспечивает компании долгую жизнь. Сфера начала развиваться в начале 2000-х годов, именно тогда были основаны многие компании, сейчас считающиеся передовиками в своей деятельности.

Договор на бухгалтерское обслуживание

Прайс-листы также многое могут сказать о бухгалтерской компании. Иногда более дорогое на первый взгляд предложение уже включает в себя важные услуги, которые у компаний с более низкими тарифами проходят за дополнительную плату. Например, отдельно в некоторых компаниях оплачиваются такие «мелочи», как представление клиенту документации курьером или представительство бухгалтера. Поэтому при заключении договора на бухгалтерское обслуживание с конторой, которая будет знать всю финансовую подноготную компании, стоит внимательно изучить все условия заключения сделки, чтобы видимая экономия не привела к разорению.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Источник

Что такое аутсорсинг бухгалтерских услуг — полный обзор понятия и пошаговая инструкция как воспользоваться услугой + 4 совета как выбрать надежного аутсорсера

Здравствуйте, читатели сайта «ХитёрБобёр»! Вас приветствует Анна Медведева. В нашей статье мы рассмотрим новое для многих понятие — аутсорсинг бухгалтерских услуг.

Статья будет полезна как владельцам и руководителям крупных предприятий, так и представителям малого и среднего бизнеса.

Бухгалтерский учет — это вечная головная боль для руководителей: постоянные изменения в законодательстве, штатный бухгалтер что-то напутал в отчетности или просто неожиданно уволился. Что делать? Самому браться разбираться в этих горах бумаг?

На самом деле все намного проще. Можно передать ведение бухгалтерии сторонней компании, которая будет отвечать за правильность, точность и своевременность ведения всего бухгалтерского учета, а вам нужно будет просто ставить свои подписи на отчетах и ни о чем не переживать.

1. Что такое аутсорсинг бухгалтерских услуг и когда он может понадобиться?

Аутсорсинг представляет собой привлечение к сотрудничеству сторонних организаций, которые берут на себя часть обязанностей в работе предприятия. Касается это тех сфер, которые не являются основными в деятельности организации.

Аутсорсинг бухгалтерских услуг – это полная передача ведения бухгалтерии предприятия в руки аутсорсинговой фирмы, компетентной в данной сфере, либо одиночного специалиста-аутсорсера.

Основные цели и причины перехода на аутсорсинг:

Пример

Крупная германская корпорация открывает представительство в Москве. Не имея опыта работы в РФ и не будучи осведомленными во всех тонкостях финансового законодательства в России, представители пришли к выводу, что самостоятельно заниматься бухгалтерией будет сложно и невыгодно.

Проанализировав рынок аутсорсинговых услуг, руководство компании остановилось на подходящей фирме, подписало контракт и по сей день довольно сотрудничеством.

Нововведение может оправдать себя на 100%, а может оказаться совершенно нерентабельным. Поэтому нужно хорошо изучить вопрос. И не только саму идею, но и приемлемость ее в вашем конкретном случае.

Преимущества и недостатки бухгалтерского аутсорсинга:

Дополнительные подробности вы найдете в обзорной статье «Аутсорсинг».

2. Что включает в себя бухгалтерский аутсорсинг — обзор ТОП-5 основных функций

Обращаясь к услугам фирмы-аутсорсера, вы получите полное бухгалтерское обслуживание вашего предприятия, которое не ограничится только ведением плановой отчетности. Функции аутсорсера весьма многообразны. Рассмотрим главные из них.

Функция 1. Обработка и систематизация первичной документации

Это работа со всеми документами, необходимыми для оформления отчетности. Накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ, выписки из счетов, товарные чеки, платежные поручения, приходные и расходные ордера и другие бумаги входят в этот список.

Кроме того, правильность оформления и хранения первичных документов всегда попадает в поле зрения налогового органа во время плановой или внеплановой проверки. Если имеются несоответствия действующему законодательству, аутсорсинговая фирма приведет ваш архив в порядок.

Функция 2. Создание первичного регистра бухгалтерского учета

Это документ, в котором в произвольной форме отражаются данные первичной документации. Регистры систематизируют информацию, а их составление является подготовительным этапом перед составлением отчетности.

В первичном регистре отображаются уже не исходные, а операционные данные. Составляется он обычно в виде таблицы, куда вносятся все данные первичных документов.

Функция 3. Автоматизация бухучета

Финансовая деятельность предприятия отражается в большом количестве документов. Чтобы вся документация содержалась в надлежащем порядке, была введена обязательная автоматизация, и бухгалтерия стала едва ли не первым ее объектом.

В финансовом законодательстве постоянно появляются новые положения. Фирма-аутсорсер, которая специализируется только на бухгалтерских услугах, обычно всегда в курсе всех новостей своей отрасли и быстро обзаводится новыми версиями бухгалтерских программ.

Функция 4. Ведение первичной документации

Чтобы верно составить бухгалтерскую и налоговую отчетность, необходимо уметь правильно заполнять первичную документацию. Аналогичные навыки необходимы для составления полного перечня доходов и расходов организации.

Ведение первичной документации требует досконального знания норм, правил и методик расчета налогов. Ведь от этого зависит вся финансовая сторона работы вашего предприятия.

Функция 5. Формирование и сдача налоговой отчетности

Налоговый кодекс предписывает сдавать отчетность в довольно жесткие сроки. Предусмотрена и специальная форма заполнения налоговой декларации. Как первое, так и второе должно строго соблюдаться.

Специалисты фирмы-аутсорсера, будучи в курсе всех тонкостей, оформят все согласно стандартам. Если отчетность отправляется в электронном виде, для нее имеется специальная программа. В письменном — заказным письмом по почте либо лично в налоговом органе.

3. Как перейти на аутсорсинг бухгалтерских услуг — пошаговая инструкция для начинающих бизнесменов

Теперь посмотрим, как выглядит на практике весь процесс перевода бухгалтерии на аутсоринг. В принципе, ничего сложного. Главное — это системность действий.

Шаг 1. Анализируем состояние внутренних дел компании

Первым делом нужно определить, насколько целесообразно обращаться к услугам аутсорсинговой фирмы. Часто проблема кроется не в низком уровне квалификации бухгалтерского персонала, а в плохой организации работы.

Это может быть неравномерное распределение обязанностей между сотрудниками (кто-то перегружен и просто физически не успевает все сделать, а кто-то сидит без дела). Или же другие отделы не вовремя сдают в бухгалтерию документы, необходимые для дальнейшей обработки.

Шаг 2. Принимаем решение о передаче бухгалтерии компании-подрядчику

Теперь необходимо определить разницу в оплате труда штатных бухгалтеров и сотрудников фирмы-аутсорсера. Для наглядности советуем прописать все в сравнительной таблице (желательно — в финансовом выражении).

Из чего складывается стоимость аутсорсерских бухгалтерских услуг? Либо это полностью ведение бухгалтерии, либо базовый тариф, либо выполнение каких-то отдельных операций. Услуги могут быть как разовыми, так и постоянными.

Вариант частичной передачи дел на аутсорсинг тоже стоит иметь в виду. Однако, практика показывает, что передача полного комплекса бухгалтерской работы аутсорсеру позволяет экономить до 40-60%.

Шаг 3. Выбираем аутсорсинговую компанию

К выбору нужно подойти более чем основательно. От того, насколько профессионально работает фирма-аутсорсер, во многом будет зависеть успешность вашего предприятия.

На что следует обращать пристальное внимание при выборе аутсорсинговой компании:

Шаг 4. Разрабатываем условия контракта

Договор об аутсорсинге в основе своей является договором оказания услуг.

При его составлении мы советуем уделить особое внимание следующим пунктам:

Четко прописав все пункты, не допуская формулировок, которые можно толковать двояко, вы обезопасите себя от возможных ошибок и, следовательно, получите сотрудничество на высшем уровне.

Шаг 5. Заключаем договор

Контракт на аутсорсинговые услуги может заключаться на разные сроки. Законом это не регламентировано и зависит полностью от задач, которые вы поставите. Когда будете составлять договор, пропишите также возможность его последующего пролонгирования (продления).

Рекомендуем предусмотреть и возможность расторжения контракта одной из сторон до истечения оговоренного срока с возмещением убытков или оплатой понесенных расходов. Здесь стоит особо позаботиться об условиях передачи информации.

Шаг 6. Переходим на новый формат работы

Расходы на оплату услуг аутсорсинговой компании относятся к управленческим расходам и расписываются в договоре. При этом налог на добавленную стоимость не учитывается.

Если в какой-то период времени бухгалтерская документация не велась из-за отсутствия главного бухгалтера, то специалисты организации-аутсортера вполне могут заняться восстановлением учета. Нужно лишь заранее прописать это в договоре.

Шаг 7. Организовываем механизм взаимодействия и контроля с аутсорсером

После подписания договора вам нужно передать аутсорсинговой фирме всю бухгалтерскую документацию. Это договоры купли-продажи, договоры поставок и услуг, трудовые приказы, документы на приобретение основных средств и все остальное.

Когда заканчивается квартал и отчетный период, вам нужно сдать в налоговый орган соответствующие документы с подписью. Когда же аутсорсинговая компания сдает годовой отчет, необходимо составить общий реестр всех документов, которые за прошедший год вы передавали ей. Вся эта документация возвращается вам обратно вместе с описью.

В рубрике «Начинающим предпринимателям» читайте также об особенностях аутсорсинга персонала.

4. Бухгалтерский аутсорсинг на выгодных условиях — обзор ТОП-5 компаний по предоставлению услуг

Как мы уже упоминали, останавливать свой выбор на аутсорсинговой компании следует после особо тщательного анализа. Мы выбрали несколько фирм и предлагаем вам ознакомиться с их послужным списком.

1) «Мое дело»

Компания «Мое дело» примечательна прежде всего тем, что основывает работу на самых современных технологиях. Полная интернет-бухгалтерия — от обработки первичной документации до сдачи отчетности.

Работа сервиса «Мое дело» построена так, что она идеально подходит для УСН, ЕНВД, ОСНО и Патента.

Вам предлагается на выбор 4 тарифа:

Помимо того, что сервис сам выполняет всю бухгалтерскую работу, учтен фактор времени. Все операции осуществляются мгновенно — выгрузка платежных поручений для отправки в банк, формирование, проверка и отправка отчетов, сверка с ФНС на предмет наличия задолженности, расчет взносов, зарплат и других платежей.

Онлайн-сервис абсолютно прозрачный — ваша бухгалтерия всегда для вас открыта. Можно контролировать статусы сданной отчетности и уплаты налогов и отслеживать уведомления из налоговой. Кроме того, можно самостоятельно выставлять счета клиентам и даже проверять будущих контрагентов на надежность.

Мобильное приложение поможет полностью отслеживать движение денежных средств по всем расчетным счетам. То есть вы сможете в любой момент проверить состояние ваших дел.

На ресурсе даются, в том числе в онлайн-режиме, обширные консультации — юриста, кадрового специалиста и налогового консультанта. Зайдя на сайт компании Мое Дело, можно получить всю необходимую информацию.

При том, что компания несет полную ответственность за свои действия, она объявляет еще и о том, что вся ее ответственность застрахована на 100 000 000 рублей. Цифры довольно внушительные.

2) «Бухгалтерия Плюс»

Компания работает с 2009 года и специализируется в области бухгалтерского, налогового и кадрового учета. Большая часть специалистов «Бухгалтерии Плюс» — члены Палаты налоговых консультантов и имеют опыт работы в госструктурах.

В спектре оказываемых услуг абонентское обслуживание, бухучет, кадровое делопроизводство, возврат НДС, сопровождение налоговых проверок.

Услуги предоставляются любым юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям.

3) «Профессиональные решения»

Полный комплекс бухгалтерских и юридических услуг. Компания работает более 10 лет и содержит в штате только высококвалифицированных специалистов, постоянно повышающих свой профессиональный уровень.

Индивидуальный подход к каждому клиенту, гибкая ценовая политика и полностью прозрачные отношения с заказчиками составляют основу сотрудничества фирмы со своими клиентами.

4) «Wiseadvice»

Являясь дочерней компанией 1С и членом Ассоциации Европейского Бизнеса, фирма содержит в штате около 200 сотрудников и имеет в списке уже более 5000 клиентов.

Полный или частичный аутсорсинг бухгалтерии, оценка и грамотные консультации, а также калькулятор расчета цены услуг прямо на сайте. Плюс некоторые приятные бонусы.

5) «Гарант АРС»

Полный комплекс услуг по организации, ведению и восстановлению бухучета. Компания использует новейшие технологии и предлагает удаленное сопровождение.

Работая с 2000 года, коллектив «Гарант АРС» может гордиться солидным опытом и высоким профессиональным уровнем. Компания — одна из первых в своей сфере и считается надежным партнером.

5. Как выбрать надежного аутсорсера бухгалтерских услуг — 4 полезных совета новичку

Даже в том случае, когда вы обращаетесь к фирме-аутсорсеру по рекомендации, советуем проявить некоторую бдительность. Прислушайтесь к следующим советам.

Совет 1. Уточните, гарантирует ли аутсорсер соблюдение конфиденциальности

Это одно из самых серьезных требований, которые предъявляются к бухгалтерским услугам. Это очень важно, поскольку фирме, которая будет заниматься вашей бухгалтерией, станут известны все нюансы работы вашего предприятия.

Поэтому в договоре должен обязательно присутствовать пункт об условиях конфиденциальности информации. Как вариант — можно заключить дополнительное соглашение.

Вам нужно получить гарантию от аутсорсера и в том, что все данные (хоть в бумажном, хоть в электронном виде) сохранятся неизменными, а доступ к ним будут иметь лишь доверенные лица.

Совет 2. Узнайте о наличии тестового периода оказания бухгалтерских услуг

Один из признаков солидности фирмы — это когда она может себе позволить за минимальную оплату или же вообще без нее предложить вам тестовый период оказания услуг, чтобы вы смогли оценить уровень выполнения работ.

Это будет говорить не только о хорошем финансовом положении компании, но и о ее уверенности в качестве услуг, которые она предоставляет. В серьезной фирме знают, что экономия на тестовом периоде зачастую приводит к потере потенциального клиента.

Совет 3. Обращайте внимание на известность и репутацию фирмы

Хорошо зарекомендовавшие себя компании существуют не менее 10 лет, имеют множество довольных клиентов и в поиске таковых не нуждаются, поскольку пользователи находят их сами. Такие компании находятся на хорошем счету и у налоговых органов.

Поскольку конкуренция велика, фирма должна держать высокий уровень не только в сотрудничестве с другими организациями, но и внутри организации. Выявляется это в процессе внутреннего аудита.

Совет 4. Внимательно изучайте отзывы клиентов

Мнение независимых клиентов во многом поможет оценить уровень работы компании-аутсорсера. Отзывы можно посмотреть на сайте фирмы, на форумах, в соцсетях, в профессиональных рейтингах, СМИ и других источниках.

Воспользуйтесь личными рекомендациями — наверняка кто-либо из ваших знакомых или партнеров по бизнесу уже имеет опыт подобного сотрудничества. Особое внимание уделяйте отрицательным отзывам — положительные не всегда могут отражать реальную картину, а вот отрицательные обычно правдоподобны (конечно, если они вообще есть).

О том, на что нужно ориентироваться при выборе аутсорсера, советуем посмотреть интересный и полезный видеоролик.

6. 4 золотых правила для эффективной работы с подрядчиком

Для плодотворного взаимодействия со сторонней организацией недостаточно только заключить юридически грамотный договор и соблюдать все его пункты. В любом сотрудничестве немаловажную роль играет человеческий фактор.

Правило 1. Сочетайте доверие и контроль

Поскольку вы вручаете посторонним специалистам свою финансовую документацию, естественно, что должно быть доверие. Однако просто доверие — не вполне уместный для бизнеса фактор. Оно должно быть также четко оговоренным.

Обычно в контракте не прописывается штат сотрудников, которые будут заниматься вашей бухгалтерией. Кроме того, в ходе процесса они могут меняться. Если же для вас важно, чтобы только какие-то конкретные специалисты работали с вашим предприятием, список нужно утвердить в договоре.

Прописывается при этом и то, как будет проходить отчет компании-аутсорсера перед заказчиком. Не нужно особо активно требовать строгого выполнения этого пункта, но и игнорировать фактор проверки тоже не стоит. Вы заказчик и вы имеете право быть в курсе всех операций, которые проводятся с вашими документами.

Правило 2. Четко разграничивайте ответственность каждой стороны

Стандартным договором об аутсорсинговых услугах предусмотрено, что фирма-аутсорсер полностью несет ответственность за качество и своевременность выполняемых работ. Если упущены сроки, неправильно составлена отчетность, неверно произведены расчеты — в любом подобном случае штрафы и пеню будет платить исполнитель.

Заказчик же в свою очередь обязан предоставлять вовремя и в надлежащем виде все бумаги, необходимые для бухгалтерских проводок.

Степень ответственности каждой стороны обязательно должна оговариваться устно и фиксироваться документально. Это станет залогом успешного сотрудничества.

Правило 3. Устанавливайте четкие дедлайны

Вместе с представителем аутсорсинговой организации вам нужно определить, когда специалист будет приходить к вам за необходимыми документами, когда вам будут предоставлять информацию о сдаче отчетности в налоговый орган, когда вы будете осуществлять выездную проверку. И прочие рабочие моменты.

В контракте нужно обязательно указывать все сроки, частоту и продолжительность встреч, конференц-звонков и совещаний, на которых будет присутствовать представитель компании-аутсорсера. Такое планирование поможет избежать разногласий и сделает сотрудничество максимально продуктивным.

Правило 4. Цените вклад каждого специалиста

И, безусловно, уважайте труд сотрудников. Компании-аутсорсеры специализируются в своей области и только в ней. В них работают профессионалы своего дела, которые нарабатывают опыт годами, постоянно повышают профессиональный уровень и следят за всеми новшествами в законодательстве.

Специалистам, которые будут работать с вами, придется вникать в специфику вашего бизнеса, а на каждом предприятии она своя. Поэтому профессионал в любом случае выполняет работу более обширную, чем предписано договором.

Каким вы выстроите взаимодействие с исполнителем, таким и будет сотрудничество. А в основе сотрудничества на высшем уровне лежит именно взаимоуважение и доверие.

Дополнительные сведения по теме вы найдёте в статье «Кадровый аутсорсинг».

7. Заключение

Подведем итоги. Аутсорсинг бухгалтерских услуг активно развивается в нашей стране. При четкой оценке вашего бизнеса и правильном подходе он поможет сэкономить немало средств и даст вам дополнительную возможность сосредоточить все усилия на основной деятельности.

Дорогие друзья! Используйте разные возможности для продвижения вашего предприятия. Коллектив нашего сайта желает вам процветания, увеличения прибыли и успехов в бизнесе! Ждем от вас комментариев, оценок и предложений.

Предприниматель, маркетолог, автор и владелец сайта «ХитёрБобёр.ru» (до 2019 г.)

Закончил социально-психологический и лингвистический факультет Северо-Кавказского социального института в Ставрополе. Создал и с нуля развил портал о бизнесе и личной эффективности «ХитёрБобёр.ru».

Бизнес-консультант, который профессионально занимается продвижением сайтов и контент-маркетингом. Проводит семинары от Министерства экономического развития Северного Кавказа на темы интернет-рекламы.

Лауреат конкурса «Молодой предприниматель России-2016» (номинация «Открытие года»), молодежного форума Северного Кавказа «Машук-2011”.

Источник